Locatie: Provincie Antwerpen - Inschrijven tot 11-04-2021

 

De vacature in het kort

We zoeken voor het Departement Informatie en Communicatietechnologie – Dienst Algemene ICT Ondersteuning, een administratief coördinator.

 
Mag het iets langer?

Dat kan! Als administratief coördinator bij de Dienst Algemene ICT Ondersteuning maak je deel uit van een dynamisch team waarbij je zorgt voor de administratieve ondersteuning van het departement. Je coördineert een team van 3 collega’s (1 financiële medewerker en 2 polyvalente medewerkers) en rapporteert rechtstreeks aan je diensthoofd.

 
Wil je nog meer weten?

Super! Jouw taken zouden vooral bestaan uit: 

  • Je ondersteunt de medewerkers van je team:
    • Coaching van de medewerkers van het team in het efficiënt uitvoeren van hun taken. 
    • Opvolgen van de administratieve taken. 
    • Opvolgen van de IT tickets van het team. 
    • Groeikansen geven en zorgen voor een positief werkklimaat op de werkvloer. 
    • Nemen van initiatieven om de werking van de administratie te optimaliseren, inclusief rapportering van de werking van het team aan het diensthoofd. 
    • Delen van alle relevante informatie naar het team.
  • Je coördineert de taken van het team:
    • Verantwoordelijk voor de opvolging van de personeelsadministratie. 
    • Zorgen voor een efficiënte en correcte taakverdeling onder het team. 
    • Coördinatie van de samenwerking van het team met de andere teams binnen en buiten het departement. 
    • Agenderen van raads-, deputatie- en budgethouderstukken voor het departement. 
    • Opstellen van een jaarkalender van het team in samenwerking met het diensthoofd.
  • Je staat in voor de organisatie van het team:
    • Deelnemen aan het operationeel overleg van de dienst. 
    • Opmaken van de dienstregeling van het team. 
    • Zorgen voor een open communicatie binnen het team, zodat er op basis van groot vertrouwen kan samengewerkt worden.
  • Je neemt de rol op van key-user van het Contact Relationship Management systeem (CRM) van de dienst en datakwaliteitsverantwoordelijke van het departement. CRM is een platform dat wordt gebruikt voor het centraal beheer van contactgegevens.
  • Je waakt over het contractmanagement binnen het departement. Je bent verantwoordelijk voor de correcte administratieve opvolging en afhandeling van alle IT contracten. Je ziet toe dat de administratieve voorwaarden van de contracten worden nageleefd en rapporteert tijdig naar de contractverantwoordelijken.
  • Je volgt, samen met je diensthoofd, overheidsopdrachten op van het departement. Je vormt mee de administratieve procedures en rapporteert over de voortgang naar de betrokken collega’s.
     

Nog steeds geïnteresseerd?

Geweldig! Beantwoord je dan ook aan deze criteria?

  • Je hebt minstens bachelor denkniveau en 2 jaar relevante werkervaring (indien je voldoende ervaring hebt maar geen bachelor diploma in je bezit hebt, nodigen we je uit voor een capaciteitsproef. Als je hiervoor slaagt, kan je verder solliciteren). 
  • Of je voldoet aan de voorwaarden voor interne mobiliteit en/of bevordering.

 
Je beschikt over volgende kenniscompetenties

of bent bereid je hierin te verdiepen.

  • Je kan vlot overweg met de courante software toepassingen (Word, Excel, PowerPoint en internet). 
  • Kennis van de wetgeving overheidsopdrachten is een pluspunt. Meer bepaald de opmaak van gunningsverslagen, het aanvragen van offertes, de opmaak van bestelbonnen en het plaatsen van bestellingen. 
  • Kennis van de financiële procedures binnen een overheid is een pluspunt.

 

Je beschikt hiernaast over onderstaande gedragscompetenties

  • Klantgerichtheid: je anticipeert op de noden van interne en externe klanten 
  • Zin voor kwaliteit: je gaat actief op zoek naar mogelijkheden om de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren 
  • Richting geven: je geeft richting op het niveau van processen en structuren 
  • Samenwerken: je stimuleert de samenwerking binnen de eigen entiteit 
  • Resultaatsgerichtheid: je werkt resultaatsgericht en draagt dit uit naar de eigen omgeving 
  • Plannen en organiseren: je plant en organiseert taken, opdrachten, oplossingen, projecten op lange termijn die concrete repercussies hebben voor anderen en die onderhevig zijn aan onvoorziene omstandigheden 
  • Voortgangscontrole: je ontwikkelt systemen om de voortgang op te volgen 
  • Ontwikkelen van anderen: je coacht met het oog op het ontwikkelen van de gewenste gedragsvaardigheden; je fungeert als coach/mentor 
  • Probleemanalyse: je legt verbanden en ziet oorzaken

Binnen het Departement Informatie en Communicatietechnologie wordt er rond 3 kernwaarden gewerkt namelijk samenwerking, ownership en klantgerichtheid.

 
Dan zal dit je zeker overtuigen…

  • Wij bieden jou een geïndexeerd loon waarbij je start in salarisschaal B1: het bruto maandsalaris ligt tussen € 2.509,94 - € 3.387,70. Bekijk onze loonsimulator om een gedetailleerde inschatting te maken van je bruto- en netto maandsalaris. 
  • Met extralegale voordelen: 
    • gratis hospitalisatieverzekering met mogelijkheid gezinsleden aan voordelige voorwaarden aan te sluiten 
    • maaltijdcheques van 8 EUR 
    • gratis openbaar vervoer voor verplaatsing van en naar het werk 
    • fietsvergoeding 
    • 36 dagen jaarlijkse vakantie 
    • extra legaal pensioen voor contractuele functies 
    • aanvullende ziekteverzekering 
    • diverse opleidingsmogelijkheden 
    • personeelskring met uitgebreide sportieve, sociale en familiale activiteiten 
    • glijdende werkuren

 

Waar wacht je nog op?

Je bent duidelijk geïnteresseerd. Top! Dan moet je er voor gaan. Je kandidaat stellen doe je zo: 

  • Je kunt je kandidatuur online indienen tot en met 11 april 2021. Overtuig ons met een krachtige motivatiebrief waarom deze job jou op het lijf is geschreven is. 
  • De selectieprocedure bestaat uit de volgende onderdelen: cv-screening, persoonlijkheidsvragenlijst (adviserend), opdracht ter plaatse, competentiegericht interview (20 en/of 22 april 2021) en eindselectie. Meer informatie over deze onderdelen kan je terugvinden op onze website.

 
Praktisch

  • We bieden je een voltijdse contractuele functie met een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur aan. 
  • Je zal werken in het gloednieuwe provinciehuis. 
  • Neem bij vragen rond de functie zeker contact op met Birgit Baats - HR (03/240.54.53 of birgit.baats@provincieantwerpen.be) of Roel Philipsen - diensthoofd (03/240.58.58 of roel.philipsen@provincieantwerpen.be)

Succes en wie weet tot binnenkort!

Meer info

Solliciteer nu