Adviesraden in tijden van Covid-19

Het Agentschap Binnenlands Bestuur heeft op vraag van de minister van Binnenlands Bestuur en in samenwerking met de VVSG een kader ontwikkeld voor de vergaderingen van lokale bestuursorganen vanaf september. Dit kader en de bijhorende richtlijnen geeft aan op welke wijze de vergaderingen van lokale bestuursorganen kunnen plaats vinden tijdens de federale fase ter bestrijding van het coronavirus Covid-19 (zie ook verder).

In dit kader zijn geen specifieke richtlijnen opgenomen voor de bijeenkomsten van adviesraden, zoals de Gecoro. Het meest voor de hand liggend lijkt om de richtlijnen voor de vergaderingen van de gemeenteraadscommissies toe te passen op de vergaderingen van adviesraden. Dit impliceert dat de adviesraden zowel fysiek, digitaal als in een hybride vorm kunnen doorgaan. De keuze hiervoor ligt bij het lokaal bestuur en behoort tot de autonomie van dat bestuur. In de huidige omstandigheden raden we sterk aan om de adviesraad digitaal te laten doorgaan.

Gelet op het vermijden van mogelijke betwistingen lijkt het ons aangewezen om hierover een burgemeestersbesluit aan te nemen op grond van de artikelen 134, §1 en 135 van de Nieuwe Gemeentewet, waarin de wijze van vergaderen van de adviesraden (digitaal) en de motivering (gezondheidssituatie) wordt vastgelegd.

Politieke en bestuursorganen

Gemeenten en OCMW's

Gezien de huidige gezondheidssituatie wordt in de richtlijnen van ABB het 'fysiek vergaderen' als uitgangspunt niet langer aangehouden. Het behoort tot de lokale autonomie om te beslissen over de wijze van vergaderen (aanpassing van 19 oktober). Zie het Kader voor vergaderingen van lokale bestuursorganen tijdens de coronacrisis (ABB en VVSG)

De VVSG ontving vragen of gemeenteraadsleden presentiegelden ontvangen bij een virtuele gemeenteraad. Aangezien het Agentschap Binnenlands Bestuur deze vorm van vergaderen uitzonderlijk ook toelaat, is er hiervoor geen enkel bezwaar, mits aan alle regels is voldaan. 

Praktijkvoorbeeld: De leidraad van Gent voor een digitale zitting van de gemeente- en OCMW-raad en het audioverslag van de eerste digitale raad (23 maart) in Gent.
Meer interessante praktijken vind je in het artikel 'Gemeenteraden voor het eerst digitaal' (Lokaal van mei 2020) en in een video op facebook, linkedin en twitter.

Vergaderingen van het BCSD

Voor het BCSD gelden specifieke richtlijnen die passen in het hele traject dat een steundossier aflegt in deze crisistijd.
Zie daarom onze webpagina over de organisatie van OCMW-hulpverlening.

Politiezone

De VVSG heeft samen met de FOD Binnenlandse Zaken bekeken hoe de politieraad kan plaatsvinden tijdens de periode Covid-19. Daarbij werd zoveel mogelijk overeenstemming gezocht met de huidige richtlijnen over het plaatsvinden van de gemeenteraad.

Beperking openbaarheid

Het principe van openbaarheid van de zitting kan in de huidige omstandigheden niet nageleefd worden (art. 25/6 WGP). In het geval van uitstel en/of beperking van openbaarheid bevelen we aan dat de burgemeester-voorzitter daartoe een besluit neemt (art. 25/8 WGP).

In beginsel enkel dringende agendapunten

[Bericht van 17.03.2020]

[Enkel voor punten die elk uitstel onmogelijk maken kan de politiezone creatieve oplossingen hanteren, mits men daarbij de democratische principes naleeft.

  • We raden aan om vooraf het akkoord van de individuele raadsleden te vragen voor digitale behandeling door de raad van een dringend punt. Dit als tijdelijke uitzonderingsmaatregel, waarbij de vrijheid inzake hoe digitaal vergaderen aan de politiezones wordt gegeven in functie van de organisatorische en technische mogelijkheden.
  • We raden aan om vooraf het akkoord van de individuele raadsleden te vragen voor behandeling door college van een dringend punt, met bekrachtiging door de raad nadien.
  • We raden aan om agendapunten met geheime stemming of grote impact op de politiezone in ieder geval uit te stellen omwille van administratieve en technische risico's.]

Uitzonderlijk ook niet-dringende agendapunten

[Aanvulling van 01.04.2020]

[Als de huidige crisis lang duurt, wordt het moeilijk om het digitaal vergaderen te beperken tot dringende agendapunten. Om die reden laat federaal bestuurlijk toezicht toe om het digitaal vergaderen ook mogelijk te maken voor niet-dringende punten.

Daartoe dient de burgemeester-voorzitter eerst tot niet-openbaarheid te besluiten en moet de meerderheid van de raadsleden akkoord gaan om digitaal te vergaderen.

  • Indien er hierbij een mogelijkheid tot debat voorzien is, kunnen alle punten worden behandeld.
  • Is er geen mogelijkheid tot debat, dan worden de punten die een grote impact op de politiezone hebben best uitgesteld.
  • Punten die een geheime stemming vergen, worden bij digitaal vergaderen steeds uitgesteld.

Indien er voor de raad geen mogelijkheid mocht blijken om fysiek en digitaal te vergaderen, kan het college de dringende punten alvast beslissen met het oog op de continuïteit. Nadien worden deze ter bekrachtiging aan de raad voorgelegd.]

Aanvullend

Bij twijfel neem je contact op met de provinciale afdeling van federaal bestuurlijk toezicht.

De leden van de politieraad trekken presentiegeld als zij deelnemen aan de vergaderingen van de politieraad (art. 20ter, §2 WGP), ongeacht de wijze waarop. Voor de politieraad moet de voorzitter enkel verklaren welke raadsleden aanwezig waren (de politieraad is vrij om de modaliteiten te bepalen).

Samenwerkingsverbanden gemeenten/OCMW's en verzelfstandigde entiteiten

Meer info