Politieke en bestuursorganen

Gemeenten en OCMW's

Fysieke vergaderingen

Fysieke vergaderingen van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn werden de eerste maanden van de crisisfase afgeraden maar bleven mogelijk, mits inachtneming van de richtlijnen inzake hygiëne en social distancing. Na enkele digitale vergaderingen vonden vele lokale besturen dat het politieke debat beter tot zijn recht komt in een fysieke vergadering. Ze beslissen dan ook steeds vaker om de raden terug fysiek te laten doorgaan. Om aan de veiligheidsvoorwaarden te kunnen voldoen wijkt men daarbij vaak uit naar een andere (grotere) plaats dan de raadszaal. Zo kan voldoende afstand tussen de aanwezigen gegarandeerd worden. Vergaderen op een andere locatie kon ook al voor de coronacrisis, maar gebeurde niet zo vaak. Een duidelijke uiteleg hoe men vergaderen op een andere locatie juridisch correct kan organiseren, zien we in de richtlijnen van 26 juni.  

Het COVID-19 virus en de strijd tegen de verdere verspreiding ervan, rechtvaardigen uitzonderlijk ook nog steeds virtuele vormen van vergaderen. Het is vooral belangrijk dat de leden van de vergadering deontologisch omgaan met deze mogelijkheid, om de beslotenheid van de vergadering te garanderen, en de democratische principes maximaal respecteren (bijv. tegensprekelijk debat en openbaarheid). De beschikbare digitale tools voor videoconferenties en online vergaderen maken dat mogelijk. Ook e-mailvergaderingen kunnen nog steeds.

Virtueel vergaderen in de praktijk

Op 25 maart werd in de richtlijnen bepaald dat alle punten op de agenda geplaatst kunnen worden. Voorheen werd gesteld dat dit enkel kon voor hoogdringende punten die geen verder uitstel konden verdragen. Die beperking is opgeheven omdat de huidige crisisituatie nog even kan aanhouden, en de dagelijkse werking van de besturen gegarandeerd moet blijven. Er kunnen verschillende vormen van virtueel vergaderen bedacht worden. Besturen die beschikken over systemen voor het houden van een videoconferentie kunnen dit uiteraard gebruiken. Er kan bijvoorbeeld ook voor gekozen worden voor een hybride vorm en om enkel fysiek te vergaderen met de fractieleiders. Andere gemeenteraadsleden kunnen volgen via de live-stream (bv. via facebook). Voor punten waarover gestemd moet worden, kan de algemeen directeur de individuele leden opbellen en het stemgedrag noteren. Voor geheime stemming (nogmaals, indien dit echt noodzakelijk is) kunnen allerlei online enquêtediensten zoals Doodle, SurveyMonkey, … soelaas bieden (stemgerechtigde leden kunnen bijvoorbeeld een dummy-naam gebruiken, en na de stemming kan de algemeen directeur van iedereen de bevestiging vragen dat zijn/haar stem is uitgebracht, waarbij het aantal stemmen moet kloppen). Op die manier rechtvaardigen de huidige uitzonderlijke omstandigheden heel veel varianten van vergaderen, mits inachtneming van de democratische principes en de regels van de deontologie.

Alle info uit eerdere richtlijnen werd gebundeld op de website van het Agentschap Binnenlands Bestuur. Voor vragen kun je terecht bij binnenland@vlaanderen.be.

De VVSG ontving vragen of gemeenteraadsleden presentiegelden ontvangen bij een virtuele gemeenteraad. Aangezien het Agentschap Binnenlands Bestuur deze vorm van vergaderen uitzonderlijk ook toelaat, zien we hiervoor geen enkel bezwaar. Mits aan alle dienstige regels is voldaan. 

Praktijkvoorbeeld: De leidraad van Gent voor een digitale zitting van de gemeente- en OCMW-raad en het audioverslag van de eerste digitale raad (23 maart) in Gent.
Meer interessante praktijken vind je in het artikel 'Gemeenteraden voor het eerst digitaal' (verschijnt in Lokaal van mei 2020) en in een video op facebook, linkedin en twitter.

Vergaderen via e-mail

Onder strikte voorwaarden is het mogelijk om een vergadering van de gemeenteraad of de raad voor maatschappelijk welzijn via e-mail te organiseren. Er moet aan verschillende voorwaarden voldaan worden. Zie de algemene richtlijnen.

Vergaderingen van het BCSD

Voor het BCSD gelden specifieke richtlijnen die passen in het hele traject dat een steundossier aflegt in deze crisistijd.
Zie daarom onze webpagina over de organisatie van OCMW-hulpverlening.

Politiezone

De VVSG heeft samen met de FOD Binnenlandse Zaken bekeken hoe de politieraad kan plaatsvinden tijdens de periode Covid-19. Daarbij werd zoveel mogelijk overeenstemming gezocht met de huidige richtlijnen over het plaatsvinden van de gemeenteraad.

Beperking openbaarheid

Het principe van openbaarheid van de zitting kan in de huidige omstandigheden niet nageleefd worden (art. 25/6 WGP). In het geval van uitstel en/of beperking van openbaarheid bevelen we aan dat de burgemeester-voorzitter daartoe een besluit neemt (art. 25/8 WGP).

In beginsel enkel dringende agendapunten

[Bericht van 17.03.2020]

[Enkel voor punten die elk uitstel onmogelijk maken kan de politiezone creatieve oplossingen hanteren, mits men daarbij de democratische principes naleeft.

  • We raden aan om vooraf het akkoord van de individuele raadsleden te vragen voor digitale behandeling door de raad van een dringend punt. Dit als tijdelijke uitzonderingsmaatregel, waarbij de vrijheid inzake hoe digitaal vergaderen aan de politiezones wordt gegeven in functie van de organisatorische en technische mogelijkheden.
  • We raden aan om vooraf het akkoord van de individuele raadsleden te vragen voor behandeling door college van een dringend punt, met bekrachtiging door de raad nadien.
  • We raden aan om agendapunten met geheime stemming of grote impact op de politiezone in ieder geval uit te stellen omwille van administratieve en technische risico's.]

Uitzonderlijk ook niet-dringende agendapunten

[Aanvulling van 01.04.2020]

[Als de huidige crisis lang duurt, wordt het moeilijk om het digitaal vergaderen te beperken tot dringende agendapunten. Om die reden laat federaal bestuurlijk toezicht toe om het digitaal vergaderen ook mogelijk te maken voor niet-dringende punten.

Daartoe dient de burgemeester-voorzitter eerst tot niet-openbaarheid te besluiten en moet de meerderheid van de raadsleden akkoord gaan om digitaal te vergaderen.

  • Indien er hierbij een mogelijkheid tot debat voorzien is, kunnen alle punten worden behandeld.
  • Is er geen mogelijkheid tot debat, dan worden de punten die een grote impact op de politiezone hebben best uitgesteld.
  • Punten die een geheime stemming vergen, worden bij digitaal vergaderen steeds uitgesteld.

Indien er voor de raad geen mogelijkheid mocht blijken om fysiek en digitaal te vergaderen, kan het college de dringende punten alvast beslissen met het oog op de continuïteit. Nadien worden deze ter bekrachtiging aan de raad voorgelegd.]

Aanvullend

Bij twijfel neem je contact op met de provinciale afdeling van federaal bestuurlijk toezicht.

De leden van de politieraad trekken presentiegeld als zij deelnemen aan de vergaderingen van de politieraad (art. 20ter, §2 WGP), ongeacht de wijze waarop. Voor de politieraad moet de voorzitter enkel verklaren welke raadsleden aanwezig waren (de politieraad is vrij om de modaliteiten te bepalen).

Samenwerkingsverbanden gemeenten/OCMW's en verzelfstandigde entiteiten