Politieke organen gemeenten en OCMW's

Fysieke vergaderingen

Fysieke vergaderingen van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn worden tijdens de crisisfase afgeraden maar zijn wel nog mogelijk, mits inachtneming van de richtlijnen inzake hygiëne en social distancing. De raden kunnen volgens de voorgeschreven procedure achter gesloten deuren plaatsvinden. Lokale besturen kunnen beslissen om deze raden op een andere plaats dan de raadszaal te laten doorgaan om voldoende afstand tussen de leden te garanderen. Het is ook mogelijk om vergaderingen uit te stellen. Hetzelfde geldt voor de vergaderingen van het college van burgemeester en schepenen, het vast bureau en het bijzonder comité voor de sociale dienst. Deze vergaderingen vinden steeds achter gesloten deuren plaats.

Het COVID-19 virus en de strijd tegen de verdere verspreiding ervan, rechtvaardigen uitzonderlijk ook virtuele vormen van vergaderen. Het is vooral belangrijk dat de leden van de vergadering deontologisch omgaan met deze mogelijkheid, om de beslotenheid van de vergadering te garanderen, en de democratische principes maximaal respecteren (bijv. tegensprekelijk debat). De beschikbare digitale tools voor videoconferenties en online vergaderen maken dat mogelijk. Ook e-mailvergaderingen kunnen.

Virtueel vergaderen in de praktijk

In de laatste richtlijnen van 25 maart wordt bepaald dat alle punten op de agenda geplaatst kunnen worden. Voorheen werd gesteld dat dit enkel kon voor hoogdringende punten die geen verder uitstel konden verdragen. Die beperking is opgeheven omdat de huidige crisisituatie nog even kan aanhouden, en de dagelijkse werking van de besturen gegarandeerd moet blijven. Er kunnen verschillende vormen van virtueel vergaderen bedacht worden. Besturen die beschikken over systemen voor het houden van een videoconferentie kunnen dit uiteraard gebruiken. Er kan bijvoorbeeld ook voor gekozen worden om enkel fysiek te vergaderen met de fractieleiders. Andere gemeenteraadsleden kunnen volgen via de live-stream (bv. via facebook). Voor punten waarover gestemd moet worden, kan de algemeen directeur de individuele leden opbellen en het stemgedrag noteren. Voor geheime stemming (nogmaals, indien dit echt noodzakelijk is) kunnen allerlei online enquêtediensten zoals Doodle, SurveyMonkey, … soelaas bieden (stemgerechtigde leden kunnen bijvoorbeeld een dummy-naam gebruiken, en na de stemming kan de algemeen directeur van iedereen de bevestiging vragen dat zijn/haar stem is uitgebracht, waarbij het aantal stemmen moet kloppen). Op die manier rechtvaardigen de huidige uitzonderlijke omstandigheden heel veel varianten van vergaderen, mits inachtneming van de democratische principes en de regels van de deontologie.

Alle info lees je ook op de website van het Agentschap Binnenlands Bestuur. Voor vragen kun je terecht bij binnenland@vlaanderen.be.

De VVSG ontving vragen of gemeenteraadsleden presentiegelden ontvangen bij een virtuele gemeenteraad. Aangezien het Agentschap Binnenlands Bestuur deze vorm van vergaderen uitzonderlijk ook toelaat, zien we hiervoor geen enkel bezwaar. Mits aan alle dienstige regels is voldaan. 

Praktijkvoorbeeld: De leidraad van Gent voor een digitale zitting van de gemeente- en OCMW-raad en het audioverslag van de eerste digitale raad (23 maart) in Gent.

Vergaderen via e-mail

Onder strikte voorwaarden is het mogelijk om een vergadering van de gemeenteraad of de raad voor maatschappelijk welzijn via e-mail te organiseren. Er moet aan verschillende voorwaarden voldaan worden. Op deze webpagina van het Agentschap Binnenlands Bestuur lees je de voorwaarden. 

Vergaderingen van het BCSD

Voor het BCSD gelden specifieke richtlijnen die passen in het hele traject dat een steundossier aflegt in deze crisistijd.
Zie daarom onze webpagina over de organisatie van OCMW-hulpverlening.

Politieraad

De VVSG heeft samen met de FOD Binnenlandse Zaken bekeken hoe de politieraad kan plaatsvinden tijdens de periode Covid-19. Daarbij werd zoveel mogelijk overeenstemming gezocht met de huidige richtlijnen over het plaatsvinden van de gemeenteraad.

Beperking openbaarheid

Het principe van openbaarheid van de zitting kan in de huidige omstandigheden niet nageleefd worden (art. 25/6 WGP). In het geval van uitstel en/of beperking van openbaarheid bevelen we aan dat de burgemeester-voorzitter daartoe een besluit neemt (art. 25/8 WGP).

In beginsel enkel dringende agendapunten

[Bericht van 17.03.2020]

[Enkel voor punten die elk uitstel onmogelijk maken kan de politiezone creatieve oplossingen hanteren, mits men daarbij de democratische principes naleeft.

  • We raden aan om vooraf het akkoord van de individuele raadsleden te vragen voor digitale behandeling door de raad van een dringend punt. Dit als tijdelijke uitzonderingsmaatregel, waarbij de vrijheid inzake hoe digitaal vergaderen aan de politiezones wordt gegeven in functie van de organisatorische en technische mogelijkheden.
  • We raden aan om vooraf het akkoord van de individuele raadsleden te vragen voor behandeling door college van een dringend punt, met bekrachtiging door de raad nadien.
  • We raden aan om agendapunten met geheime stemming of grote impact op de politiezone in ieder geval uit te stellen omwille van administratieve en technische risico's.]

Uitzonderlijk ook niet-dringende agendapunten

[Aanvulling van 01.04.2020]

[Als de huidige crisis lang duurt, wordt het moeilijk om het digitaal vergaderen te beperken tot dringende agendapunten. Om die reden laat federaal bestuurlijk toezicht toe om het digitaal vergaderen ook mogelijk te maken voor niet-dringende punten.

Daartoe dient de burgemeester-voorzitter eerst tot niet-openbaarheid te besluiten en moet de meerderheid van de raadsleden akkoord gaan om digitaal te vergaderen.

  • Indien er hierbij een mogelijkheid tot debat voorzien is, kunnen alle punten worden behandeld.
  • Is er geen mogelijkheid tot debat, dan worden de punten die een grote impact op de politiezone hebben best uitgesteld.
  • Punten die een geheime stemming vergen, worden bij digitaal vergaderen steeds uitgesteld.

Indien er voor de raad geen mogelijkheid mocht blijken om fysiek en digitaal te vergaderen, kan het college de dringende punten alvast beslissen met het oog op de continuïteit. Nadien worden deze ter bekrachtiging aan de raad voorgelegd.]

Aanvullend

Bij twijfel neem je contact op met de provinciale afdeling van federaal bestuurlijk toezicht.

De leden van de politieraad trekken presentiegeld als zij deelnemen aan de vergaderingen van de politieraad (art. 20ter, §2 WGP), ongeacht de wijze waarop. Voor de politieraad moet de voorzitter enkel verklaren welke raadsleden aanwezig waren (de politieraad is vrij om de modaliteiten te bepalen).

Intergemeentelijke samenwerkingsverbanden en verzelfstandigde entiteiten