Personeel en organisatie

Telewerk is verplicht, tenzij het omwille van de specificiteit van de job of de continuïteit van de dienstverlening niet (altijd) mogelijk is. Werkgevers moeten hun medewerkers in dat geval een attest bezorgen. Die verplichting geldt ook voor lokale besturen, zo bevestigden de federale en de Vlaamse crisicel aan de VVSG. De VVSG maakte hiervoor een model.

Indien telethuiswerk niet kan, nemen de besturen de nodige maatregelen, in het bijzonder het behoud van een afstand van 1,5 meter tussen elke persoon of gelijkwaardige beschermingsmaatregelen Deze passende preventiemaatregelen zijn de veiligheids- en gezondheidsvoorschriften van materiële, technische en/of organisatorische aard zoals bepaald in de “Generieke gids om de verspreiding van COVID-19 op het werk tegen te gaan”, aangevuld met richtlijnen op Vlaams of lokaal niveau, en/of andere passende maatregelen die minstens een gelijkwaardig niveau van bescherming bieden. Collectieve maatregelen hebben steeds voorrang op individuele maatregelen.

Welke preventiemaatregelen moet de werkgever nemen?

De Wereldgezondheidsorganisatie (WHO) wijst op een aantal preventieve maatregelen die op de werkvloer best worden genomen om de verspreiding van het coronavirus op de werkplek zo goed mogelijk tegen te gaan.

Het gaat onder meer om maatregelen die betrekking hebben op:

• het voorzien van propere en hygiënische werkplekken (zoals bureautafels, toetsenborden) door deze regelmatig te ontsmetten;
• het toepassen van een goede handhygiëne door werknemers door het voorzien van handontsmettingsmiddelen op zichtbare plaatsen;
• het voorzien van een goede respiratoire hygiëne op de werkplek door het gebruik van papieren zakdoekjes ingeval van hoesten en niezen;
• het informeren van werknemers dat ze zich met ziektesymptomen zoals hoest en/of koorts beter niet naar de werkplek begeven;
• het voorzien van thuiswerk;
• het voorzien van instructies ingeval iemand ziek wordt met een vermoeden van het hebben van het coronavirus: lees ook: Hoe ga ik als werkgever om met werknemers die corona- of griepsymptomen vertonen?

Een uitgebreide opsomming van de verschillende preventiemaatregelen op de werkvloer vindt u in dit advies van de WHO.Deze checklist kan gebruikt worden: Checklist preventie COVID 19 (DOCX, 47.3 KB).

Deze passende preventiemaatregelen worden op het niveau van het bestuur uitgewerkt en genomen met inachtneming van de geldende regels van de wetgeving vakbondsstatuut. De ondernemingen, verenigingen en diensten informeren de personeelsleden tijdig over de geldende preventiemaatregelen en verstrekken hun een passende opleiding. Ze informeren ook derden tijdig over de geldende preventiemaatregelen. Besturen, personeelsleden en derden zijn ertoe gehouden de geldende preventiemaatregelen toe te passen.

Bron: Ministerieel besluit van 28 oktober 2020 houdende dringende maatregelen om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 te beperken, BS 28 oktober 2020 en berichtgeving FOD Werk.

Tijdelijke werkloosheid door de coronacrisis Covid-19 – Terugkeer naar de vereenvoudigde procedure vanaf 1 oktober

Volgens de Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening heeft de federale regering beslist dat de vereenvoudigde procedure voor de tijdelijke werkloosheid wegens overmacht omwille van de corona-epidemie, zoals die in het voorjaar gold, terug van toepassing is vanaf 1 oktober. Vanaf dan kan elke tijdelijke werkloosheid te wijten aan het coronavirus opnieuw worden beschouwd als tijdelijke werkloosheid wegens overmacht. Het is van geen belang of de werkgever erkend is als een uitzonderlijk hard getroffen onderneming of behoort tot een uitzonderlijk hard getroffen sector. Het kan hierbij gaan om: 

• een volledige schorsing van de uitvoering van de arbeidsovereenkomst (bijv. door een opgelegde sluiting)
• of een gedeeltelijke schorsing van de uitvoering van de arbeidsovereenkomst. In dat geval kan de werknemer nog een paar dagen per week werken.

De werkgever moet enkel een Aangifte Sociaal Risico scenario 5 invullen De ASR scenario 5 is de elektronische aangifte van sociaal risico waarin de werkgever aangifte doet van het aantal dagen waarop de werknemer tijdelijk werkloos is gesteld. De werkgever hoeft geen mededeling tijdelijke werkloosheid wegens overmacht gelinkt aan corona te sturen naar de RVA. Het personeelslid van zijn kant kan zelf ook gebruik maken van een vereenvoudigd formulier en hoeft niet in het bezit te zijn van een controlekaart. Meer info vindt u op de website van de RVA.

Verschillende soorten tijdelijke werkloosheid wegens overmacht omwille van de corona-epidemie

Op dit moment zijn er drie soorten tijdelijke werkloosheid wegens overmacht die van toepassing kunnen zijn wanneer een contractueel personeelslid door de corona-epidemie afwezig is van het werk:

1. De ‘gewone’ tijdelijke werkloosheid wegens overmacht in de situatie dat de werkgever geen activiteiten kan uitoefenen. De juridische basis is artikel 26 (en 27) van de Arbeidsovereenkomstenwet van 3 juli 1978 in combinatie met art. 42bis van het Werkloosheidsbesluit van 25 november 1991.
2. Daarnaast is er de tijdelijke werkloosheid op basis van een quarantainegetuigschrift voor het contractueel personeelslid dat omwille van besmettingsgevaar moet thuisblijven en geen aangepast werk of verlof kan opnemen. De juridische basis is het Bijzondere-machtenbesluit nr. 37 van 24 juni 2020 tot uitvoering van artikelen 2 en 5 van de wet van 27 maart 2020 die machtiging verleent aan de Koning om maatregelen te nemen in de strijd tegen de verspreiding van het coronavirus COVID-19 (II) tot ondersteuning van de werknemers, BS 3 maart 2020, artikel 10 en 11.
3. Ten slotte is er de wet van 23 oktober 2020 tot het openstellen van tijdelijke werkloosheid overmacht corona voor werknemers in geval van sluiting van de school, opvang of centrum voor opvang voor personen met een handicap voor hun kind, BS 30 oktober 2020. Zie het VVSG-nieuwsbericht en ook het bericht van de RVA.

MERK OP dat de werkgever sinds 13.07.2020 de plicht heeft om het personeelslid te melden wanneer er sprake is van schorsing van de arbeidsovereenkomst wegens overmacht omwille van de COVID-19-epidemie. Zie het VVSG-nieuwsbericht hierover.

Zie in de FAQ hieronder de toepassingsmogelijkheden van tijdelijke werkloosheid in diverse situaties met telkens de regeling voor het statutair personeelslid.

• Onze zorgdiensten hebben handen tekort, hoe vinden we mensen die kunnen en willen helpen?

Het Agentschap Zorg en Gezondheid maakte een overzicht van mogelijke oplossingen om de capaciteit in de zorgdiensten te verhogen. Dit document biedt dus een antwoord op de vraag waar je je zoektocht naar extra ondersteuning kan starten.

Onder D. Inzetten personeel in andere dienst of bij andere werkgever vind je een opsomming van de juridische technieken om personeel in andere diensten of bij een andere werkgever in te zetten. De VVSG-pagina geeft dus aan hoe je de personeelsinzet juridisch-technisch regelt. Zie ook de aanbevelingen van het Agentschap Binnenlands Bestuur over de personeelsmogelijkheden om het werk zo goed mogelijk te blijven organiseren.

In dit kader zijn nog een aantal andere wettelijke initiatieven genomen: (Wet van 4 november 2020 inzake verschillende sociale maatregelen ingevolge de COVID-19-pandemie, BS 13 november 2020. Deze wet is echter een tweede keer gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad op 17.11.2020. De laatste versie wijzigt de lijst van de zorginstellingen waarvoor studenten kunnen werken. Inforum nr. 340061). Ten eerste mogen studenten tijdelijk meer arbeidsuren presteren. De arbeidstijd van studenten die in het vierde kwartaal van 2020 en in het eerste kwartaal van 2021 in de zorg- en onderwijssector aan de slag zijn, wordt niet meegeteld in het maximum aantal uren van 475 uur per jaar dat studenten normaal gezien mogen tewerkgesteld zijn. 

Ten tweede geldt er een tijdelijke versoepeling van verpleegkundige activiteiten door niet-verplegend personeel. Andere personen dan verplegend personeel (gezondheidszorgbeoefenaars maar ook derden) mogen in het kader van de coronavirus-COVID-19-epidemie ook verpleegkundige activiteiten uitoefenen De gecoördineerde wet van 10 mei 2015 betreffende de uitoefening van de gezondheidszorgberoepen bedoelde activiteiten wordt tijdelijk aangepast.  De wet treedt in werking na publicatie in het Belgisch Staatsblad, dus op 14 november 2020 en heeft een looptijd tot 1 juli 2021.

Verder zal ook de soepele regeling voor gepensioneerden om bij te verdienen, zoals die in het voorjaar van kracht was, met terugwerkende kracht verlengd worden. De soepele cumulatieregelen waren opgenomen in de artikelen  3, 4 en 5 van de wet van 7 mei 2020 houdende uitzonderlijke maatregelen in het kader van de COVID-19-pandemie inzake pensioenen, aanvullende pensioenen en andere aanvullende voordelen inzake sociale zekerheid, waarvan de duurtijd beperkt was tot 31 augustus 2020.  Maar op 6 november 2020 heeft de federale Ministerraad beslist om de duurtijd van deze artikelen met terugwerkende kracht van 1 september 2020 te verlengen tot en met 31 maart 2021. Het vereiste koninklijk besluit moet wel nog genomen worden.

• Het personeelslid is arbeidsongeschikt, bijv. omwille van een corona-besmetting, wat is de geldelijke situatie van het personeelslid?

De “gewone” regels bij afwezigheid wegens arbeidsongeschiktheid gelden:

• Een contractant krijgt vanwege het ziekenfonds een arbeidsongeschiktheidsuitkering na uitputting van de periode van gewaarborgd loon bij de overheidswerkgever.
• Het statutair personeel ontvangt een wachtgeld bij disponibiliteit wegens ziekte na uitputting van het ziektekrediet

• Het personeelslid moet preventief thuisblijven en beschikt over een quarantainegetuigschrift, mag het personeelslid nog werken?

In dat geval geldt volgende cascaderegeling:

1. Thuiswerk of aangepast werk, eventueel na overleg met de arbeidsarts
2. (als dat niet kan) het personeelslid verplicht inhaalrust laten opnemen (dat kan enkel afgedwongen worden als personeelslid geen glijdende uren heeft)
3. (als dat niet kan) In akkoord met het personeelslid: vakantiedagen of ander verlof laten opnemen
4. Als dat allemaal niet kan, mag het bestuur de contractant op tijdelijke werkloosheid wegens quarantaineverlof plaatsen, ten laste van de Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening (RVA). Aan een statutair personeelslid kan het bestuur dienstvrijstelling geven (volgens het Agentschap Binnenlands Bestuur moet het bestuur dat zelfs doen).

N.B. een kinderopvangvoorziening die een compensatievergoeding ontvangt, maar haar personeel geen tijdelijke werkloosheidsuitkering geven maar moet het salaris blijven doorbetalen (instructies K&G). De VVSG maakte voor de kinderopvangdiensten een overzichtelijk schema over de impact van de compensatievergoeding op de afwezigheid van personeel in de kinderopvang.

• Het personeelslid moet preventief thuisblijven omdat hij een hoogrisico-contact heeft gehad maar geen covid 19-symptomen vertoont, mag hij nog werken?

We verwijzen naar de aankondigingen in de media op 19.10 dat coronatesten niet meer aanbevolen worden voor wie enkel een hoog-risico-contact heeft gehad zonder symptomen te vertonen.

• De cascaderegeling (zie hoger) geldt hier in elk geval. Opdat de betrokkene, nadat stap 1, 2 en 3 niet meer mogelijk zijn, beroep kan op de tijdelijke werkloosheid als contractant, zal wellicht wel een quarantainegetuigschrift nodig zijn (en zal de betrokkene dus wel contact op moeten nemen met zijn huisarts).

• Het personeelslid moet thuisblijven omdat de school of de opvang omwille van de corona-epidemie tijdelijk sluit, hoe kan hij deze situatie combineren met zijn werk?

Diverse mogelijkheden

1. Thuiswerk of aangepast werk, eventueel na overleg met de arbeidsarts
2. Het personeelslid verplicht inhaalrust laten opnemen (kan enkel afgedwongen worden als personeelslid niet in glijtijdregeling zit
3. In akkoord met personeelslid: vakantiedagen of ander verlof laten opnemen: sociaal verlof, onbetaald verlof…
4. De contractant heeft het recht om van het werk afwezig te zijn en ondertussen een tijdelijke werkloosheidsuitkering wegens de tijdelijke sluiting van de school of opvang omwille van de corona-epidemie (nieuw vanaf 1.10.2020; zie het VVSG-nieuwsbericht en ook de berichtgeving van de RVA). Wat het statutair personeelslid betreft heeft minister voor binnenlands bestuur, Bart Somers,  tijdens de digitale commissievergadering van het Vlaams Parlement van 20 oktober 2020 het volgende gezegd: aangezien de wet over de tijdelijke werkloosheid wegens sluiting van de school of opvang voor ‘werknemers’ bedoeld is,  kan ze in principe alleen op contractanten van toepassing zijn. Aan de federale overheid werd niettemin de vraag gesteld, of er ook voor statutaire personeelsleden een gelijkaardige toepassing van het recht op afwezigheid kan zijn. Daarop is nog geen antwoord gekomen. Voor de statutaire personeelsleden heeft de minister verwezen naar de bestaande mogelijkheden, zoals telewerken en de mogelijkheid tot de aanvraag van verloven en afwezigheden volgens de gewone regels: jaarlijks verlof; onbetaald verlof, als het personeelslid daar recht op heeft; ouderschapsverlof; Vlaams zorgkrediet; opname overuren...

Merk op dat het contractueel personeelslid (enkel) in deze situatie de keuze heeft om zich onmiddellijk op de tijdelijke werkloosheidsuitkeringen te beroepen. Hij of zij hoeft bijvoorbeeld niet akkoord te gaan met telewerk of aangepast werk.

• De overheidswerkgever kan een deel van zijn activiteiten tijdelijk niet meer uitoefenen omwille van de corona-epidemie, wat betekent dat voor het personeel?

Het gaat bijv. om de situatie dat de gemeente zijn cultuur- of sportactiviteiten niet meer kan organiseren zonder dat (alle of sommige) medewerkers aangepast werk kunnen krijgen of in andere diensten ingezet kunnen worden. In dit geval geldt opnieuw de volgende cascaderegeling:

1. Thuiswerk of aangepast werk, eventueel na overleg met de arbeidsarts
2. (als dat niet kan) het personeelslid verplicht inhaalrust laten opnemen (kan enkel afgedwongen worden als personeelslid niet in glijtijdregeling zit)
3. (als dat niet kan) in akkoord met personeelslid: vakantiedagen of ander verlof laten opnemen: sociaal verlof, onbetaald verlof…
4. Als dat allemaal niet kan, mag het bestuur de contractant op tijdelijke werkloosheid plaatsen, ten laste van de Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening (RVA). Door de federale regering is beslist, zo bericht de RVA, dat er vanaf 01.10.2020 (dus met terugwerkende kracht) door alle werkgevers terug een beroep kan worden gedaan op de vereenvoudigde procedure, dus ook in het geval lokale besturen een beroep willen doen op de tijdelijke werkloosheid wegens overmacht omwille van gebrek aan werk door de corona-epidemie. 
5. Als de voorgaande opties (1-3) niet mogelijk zijn, kan het bestuur aan een statutair personeelslid dienstvrijstelling geven (volgens het Agentschap Binnenlands Bestuur moet het bestuur dat zelfs doen).

• Het personeelslid heeft zich in een rode risico-zone begeven en moet in quarantaine gaan, wat is zijn geldelijke situatie:

Onder overmacht wordt verstaan, een plotse, onvoorziene gebeurtenis, onafhankelijk van de wil van partijen, die de uitvoering van de overeenkomst tijdelijk en volledig onmogelijk maakt. De partij die zich op overmacht wenst te beroepen mag echter geen fout hebben begaan, dat wil zeggen dat hij zich moet hebben gedragen als een normale zorgvuldige persoon. Zo kan een werknemer zich bijvoorbeeld niet beroepen op overmacht om de uitvoering van de arbeidsovereenkomst te schorsen wanneer hij is afgereisd naar een bepaald gebied terwijl hij op voorhand wist dat dit bij zijn terugkeer zou leiden tot het niet kunnen uitvoeren van de arbeidsovereenkomst. Zie de berichtgeving van de FOD Werk. De betrokkene zal dus een verlofstelsel moeten opnemen (al dan niet betaald). 

• Kan de werkgever het personeelslid verplicht laten testen, bijv. in de zorg? Er zijn hierover geen uitdrukkelijke regels. Er is het recht op persoonlijke en fysieke integriteit enerzijds maar er is ook het belang van de volksgezondheid. Beide waarden moeten in balans blijven. Na interne afweging menen we dat het recht van het personeelslid om te weigeren kan overruled worden vanuit het belang van de volksgezondheid, op basis van (1) een uitdrukkelijke bepaling (bijv. een gemeentelijk reglement of een reglement van het zorgbedrijf), (2) mits het uitdrukkelijk formuleren van een gewettigd hoger doel (hier: beschermen van de volksgezondheid) en (3) mits het proportionaliteitsbeginsel gerespecteerd wordt. Met dit laatste bedoel ik dat de maatregel (preventieve testing) in verhouding moet staan tot het beoogde doel en dat je dus moet kunnen motiveren dat er geen minder verregaande maatregel mogelijk is. De verwijzing naar de instructies van het Agentschap Zorg en Gezondheid en naar de instructies en aanbevelingen van Sciensano kunnen hierbij mee de lokale beslissing schragen.

• Personeel tewerkgesteld in Tijdelijke Werkervaring (de vroegere 'artikel 60'-regeling)

Zie de VVSG-website over de OCMW-organisatie van de hulpverlening naar aanleiding van de corona-epidemie. 

• Personeel in dienstencheque-ondernemingen  

Voor de situatie van de medewerkers in de dienstencheque-ondernemingen tijdens deze corona-epidemie, zie de VVSG-website over Dienstencheques naar aanleiding van de corona-epidemie.

• Leerlingen in duaal leren: tijdelijke wijziging binnen de opleiding

Voor de leerlingen in duaal leren naar aanleiding van de corona-epidemie verwijzen we naar de website van Diverscity. Meer bepaald zijn er tijdelijke wijzigingen van kracht voor de invulling van de werkplekcomponent binnen de duale opleidingen zorgkundige en kinderbegeleider. Lees daarover meer op de website van Diverscity.

• Personeel in het gemeentelijk onderwijs

Zie de specifieke regels voor het personeel van het gemeentelijk onderwijs tijdens de corona-pandemie op de website van het OVSG, de koepel van het gemeentelijk onderwijs.

De erkende en vergunde kinderopvang heeft recht op een compensatieregeling via Agentschap Opgroeien. Afhankelijk van de evolutie van de epidemie wordt er per maand geschakeld tussen algemene of selectieve compensatie (sluiting en doelgroepbeperking). Op de website van Kind en Gezin vind je meer info over de compensatiesubsidie. Alle info over kinderopvang staat gebundeld op de pagina kinderopvang

Een van de voorwaarden van de compensatiesubsidie is dat de medewerkers in dienst en beschikbaar blijven. De kinderopvang maakt voor de locaties waarvoor compensatie wordt aangevraagd in die periode geen gebruik van andere financiële tegemoetkomingen of vervangingsinkomen zoals tijdelijke werkloosheid. Medewerkers worden tijdens de periode van compensatie correcte lonen of vergoedingen betaalt.  Hierop zijn 2 uitzonderingen mogelijk waar compensatie wel mogelijk is

• Je vervangt de begeleider die niet beschikbaar is en vergoedt de vervanger van de niet beschikbare begeleider.
• Tijdelijke werkloosheid wegens sluiting van een school of kinderopvang wegens coronamaatregelen zonder vervanging kan wel.  Dit is een recht voor de werknemer en kan niet geweigerd worden.

De VVSG maakte voor de kinderopvangdiensten een overzichtelijk schema  over de impact van de selectieve compensatievergoeding op de afwezigheid van personeel in de kinderopvang.

Ja! Medewerkers van een kinderdagverblijf  en onthaalouders die besmet zijn met Covid-19 kunnen volgens Fedris aanspraak maken op een uitkering wegens beroepsziekte. Zij vallen in dat geval binnen de categorie “personeel werkzaam in andere diensten en verzorgingsinstellingen waar zich een uitbraak van COVID-19 heeft voorgedaan"

De regeling geldt ook voor leerlingen en studenten die stage lopen in de opvanglocatie.

Voorwaarden?

Covid-19 kan voor medewerkers van de groepsopvang baby's en peuters erkend worden als beroepsziekte indien voldaan is aan de volgende voorwaarden:

• De besmetting met het coronavirus moet aantoonbaar zijn met een laboratoriumuitslag.
• Er heeft zich in de opvanglocatie een uitbraak van COVID-19 (twee of meer geclusterde gevallen) voorgedaan. Het moet dan gaan om een risico dat uitgaat van besmette kinderen, niet van de collega's. Anders is het geen beroepsrisico.
• de betrokkene is door ziekte langer dan 15 dagen werkongeschikt

Fedris volgt de evolutie van de epidemie op de voet en zal zijn beleid, indien nodig, bijsturen aan de hand van nieuwe informatie die beschikbaar komt. Alle nieuwe informatie hieromtrent zal beschikbaar gemaakt worden op onze website.

Hoe doe je een aaanvraag?

Dien een aanvraag in met daarbij zo veel mogelijk informatie:  de aard van de beroepsactiviteit, de medische evolutie van de aandoening en de duur van arbeidsongeschiktheid en ook de laboratoriumuitslagen die de infectie aantonen.

• Overheidspersoneel moet de aanvraag via de werkgever indienen. Pols bij jouw personeelsdienst.
• Werknemers uit de privésector en stagiairs kunnen hun aanvraag rechtstreeks bij Fedris indienen.

Let op: ook wie een aanvraag tot schadeloosstelling bij Fedris indient, moet nog steeds een aangifte van arbeidsongeschiktheid indienen bij zijn werkgever en zijn ziekenfonds.

Personeel dat thuis uitziekt valt terug op de regeling arbeidsongeschiktheid en heeft recht op gewaarborgd loon (contractant) of ziektekrediet (statutair).

Meer info

Neem een kijkje op: https://www.fedris.be/nl/news

Om te voorkomen dat hoog-risicogroepen in deze voorzieningen ziek worden  is het niet aangeraden om de job van kinderbegeleider frequent af  te wisselen met een zorgberoep (vb. werken in een woonzorgcentrum of een VAPH-voorziening met een verhoogd risico). Advies is om slechts week om week te wisselen.

Er zijn verschillende mogelijkheden om het personeelslid van een lokaal bestuur prestaties te laten leveren aan andere personen dan aan de juridische werkgever, maar soms kan dat enkel in welbepaalde gevallen en/of onder strikte voorwaarden:

• Als het personeelslid blijft werken onder het (enige) werkgeversgezag van zijn algemeen directeur, zijn er geen specifieke voorwaarden of vormvereisten. De arbeidsovereenkomst of de statutaire aanstelling moet in voorkomend geval aangepast worden aan het nieuwe takenpakket. In de publieke dienstverlening is het immers zeer gangbaar dat personeel prestaties levert voor burgers (dit zijn "andere personen dan de juridische werkgever"). We denken bijv. aan verzorgenden die aan huis komen of een omgevingsambtenaar die de omgevingsvergunning behandelt. Dat is de meest makkelijke manier van werken en kan vaak toegepast worden, ook tussen gemeente en OCMW. Aangezien de gemeente en het OCMW aangestuurd worden door één algemeen directeur kan gemeentepersoneel voor het OCMW  werken en vice versa, zonder dat het werkgeversgezag wijzigt. In voorkomend geval zal het echter wel nodig zijn om een beheersovereenkomst tussen gemeente en OCMW op te maken: wanneer de gemeente, voor de uitvoering van haar opdrachten, gebruik wil maken van OCMW-personeel, of wanneer het OCMW gemeentepersoneel wil inzetten voor het realiseren van OCMW-opdrachten. Klik hier voor meer info (met o.m. een VVSG-model van beheersovereenkomst).
• Bij uitlenen van een personeelslid aan een gebruiker blijft de juridische werkgever alleen het werkgeversgezag uitoefenen maar kan en mag de gebruiker wel bepaalde instructies geven aan dat personeelslid. Er moet een specifieke schriftelijke overeenkomst worden afgesloten tussen juridische werkgever en gebruiker. Zie het VVSG-model van overeenkomst om personeel uit te lenen aan een gebruiker, naar aanleiding van de corona-epidemie.
• Terbeschikkingstelling houdt in dat zowel de juridische werkgever als de gebruiker werkgeversgezag kan uitoefenen over het personeelslid.  Terbeschikkingstelling van contractanten is in principe verboden, maar er zijn een aantal belangrijke uitzonderingen (zie onze nota over terbeschikkingstelling). Ook moet een specifieke schriftelijke driepartijenovereenkomst worden afgesloten tussen juridische werkgever, gebruiker en personeelslid. Zie het VVSG-voorbeeld terbeschikkingstelling statutair gemeentepersoneelslid naar andere gemeente (1 januari 2019). Dat kan wellicht met kleine wijzigingen aangepast worden aan andere situaties van terbeschikkingstelling (statutair/contractant) aan een gebruiker (een gemeente of andere gebruiker), uiteraard voor zover de terbeschikkingstelling wettelijk toegelaten is.
• Er kan een nieuwe overeenkomst worden aangeboden voor tijdelijke nieuwe opdrachten, volgens de regels die gelden voor verkorte aanwervingsprocedures (zie ook art. 26 BVR RPR). Hierbij geldt dat besturen die zich in een noodsituatie bevinden en dringend personeel nodig hebben, kunnen afwijken van de vastgestelde aanwervingsvoorwaarden en selectieprocedures (art. 184 §2 Decreet Lokaal Bestuur). Wanneer het personeelslid tijdens zijn verlof voor opdracht, zijn onbetaald verlof of tijdens de schorsing van zijn arbeidsovereenkomst een (tweede) arbeidsovereenkomst afsluit, heeft het personeelslid twee werkgevers, een actieve werkgever (de gebruiker) en een slapende werkgever (de juridische werkgever).
• Bij externe personeelsmobiliteit stapt het personeelslid vrijwillig over naar een ander bestuur in Vlaanderen na een verkorte sollicitatieprocedure.
• Bij overdracht wordt het personeelslid overgedragen naar een andere werkgever. De tewerkstelling bij de eerste juridische werkgever wordt beëindigt, de betrokkene start een nieuwe arbeidsrelatie bij de tweede werkgever.

Meer info over al deze werkwijzen, de situaties waarin ze kunnen en mogen toegepast worden en de voorwaarden, vindt u in onze nota over Samen personeel aanwerven of inzetten bij lokale besturen, die geactualiseerd werd naar aanleiding van de corona-epidemie.

Zie ook de aanbevelingen van het Agentschap Binnenlands Bestuur over de personeelsmogelijkheden om het werk zo goed mogelijk te blijven organiseren.

Soms worden sollicitatieprocedures terug opgestart omdat ze niet (langer) uitgesteld konden worden.

• Veiligheidsmaatregelen nemen

Een werkgever moet echter zorgen voor de veiligheid op het werk, ook voor kandidaat-personeelsleden. Het bestuur moet dus alle voorzorgsmaatregelen nemen om sollicitatieprocedures zo veilig mogelijk te laten verlopen.

Het is aangewezen om ook de preventie-adviseur om advies te vragen, aangezien hij (of zij) bevoegd is om een risico-analyse te maken en een actieplan op te stellen om de veiligheidsrisico's zoveel mogelijk te vermijden of te reduceren. 

• Digitale selectieproeven

Afhankelijk van de concrete vacature kan het verantwoord zijn om voor bepaalde selectie-onderdelen digitale tools te gebruiken, als dat de gelijke kansen van de kandidaten garandeert en de kwaliteit van het gesprek niet hypothekeert. Bij keuze van bepaalde digitale methodieken (bijv. mondeling interview op afstand) moet het bestuur ermee rekening houden dat niet iedereen over een eigen computer en/of goed werkende internetverbinding beschikt, en dat de digitale werkwijze sommige kandidaten extra stress kan geven.

Representatieve vakorganisaties en raadsleden mogen als waarnemer tijdens de selectieproeven aanwezig zijn. Er zal op voorhand moeten nagegaan worden hoe daaraan tegemoet wordt gekomen.

• Concrete voorbeelden van sollicitatieprocedures die heropgestart worden

1. Voor de aanwerving van een medewerker op de technische dienst kan het te verantwoorden zijn om de sollicitatieprocedure op te starten en/of verder te zetten, met het organiseren van een praktische proef, na afspraak. Verder kan het bestuur nagaan of het nodig is om te voorzien in bijv.
- zeep en/of ontsmettingsalcohol,
- wordt het gereedschap na gebruik telkens ontsmet,
- wordt er eventueel signalisatie aangebracht om de passage zo goed mogelijk te organiseren en dichte fysieke contacten te vermijden (bijv. bij smalle gangen of in liften in eenrichtingsverkeer voorzien)
- vragen dat de betrokkene een mondmasker aandoen en/of in reservemondmaskers voorzien
-...

2. Voor de aanwerving van de jeugdconsulent kan het te verantwoorden zijn om de sollicitatieprocedure op te starten, met het organiseren van een schriftelijke proef in een ruime raadzaal zodat de kandidaten op 1,5 meter afstand van elkaar kunnen zitten.  Het bestuur duidt op voorhand aan wie waar zal (moeten) zitten zodat kandidaten elkaar niet in de weg hoeven te lopen.  Ook de andere zaken die hierboven onder "1" opgesomd staan kunnen nuttig zijn bij het organiseren van een schriftelijke proef. 

3. Indien wordt gekozen voor een thuisopdracht, dan zal deze geldig en betrouwbaar moeten zijn voor datgene dat het bestuur wil meten of vaststellen. Bovendien moet de proef aanvaardbaar zijn in het licht van het gelijkheidsbeginsel: de omstandigheden waarin de proef wordt afgenomen, moeten gelijk zijn en mogen niet toelaten dat iemand bevoordeeld of benadeeld wordt. Bovendien moet de thuisopdracht de objectiviteit van de procedure en de gelijke behandeling van de kandidaten kunnen waarborgen.

Om de objectiviteit van een thuisopdracht zo goed mogelijk te garanderen werkt een bestuur als volgt: de opdracht wordt aan de personeelsverantwoordelijke als secretaris van de jury bezorgd, die ze anonimiseert en aan de juryleden ter verbetering doorstuurt.

Zie ook de aanbevelingen van het Agentschap Binnenlands Bestuur over het uitvoeren van sollicitatieprocedures tijdens de corona-epidemie.

• Uitgangspunt: risico-analyse door de preventie-adviseur

Elke werkgever moet in zijn organisatie een beleid inzake het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk uitbouwen. Dit beleid heeft tot doel arbeidsongevallen en beroepsziekten te voorkomen en de verhouding tussen mens en werk nader te bepalen, zodat beter rekening gehouden wordt met de mens in zijn totaliteit. Hiertoe zal elke werkgever de preventiemaatregelen die in zijn organisatie van toepassing moeten zijn, moeten bepalen op grond van de aard van de activiteiten die hij verricht en op grond van het aantal werknemers die hij tewerkstelt evenals hun specifiek risicoprofiel.

De werkgeversverplichtingen inzake welzijn op het werk strekken zich uit ten aanzien van al wie in ondergeschikt verband prestaties levert, dus ook vrijwilligers.

Om de gepaste preventiemaatregelen te nemen zal de interne preventieadviseur van het bestuur (in voorkomend geval in samenwerking met de externe preventiedienst) een risicoanalyse moet maken. Daaruit moet blijken welke voorzorgsmaatregelen nodig zijn om het personeel in veilige omstandigheden te laten werken.

(bron en meer info: Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg)

Uit die risico-analyse kan blijken dat het personeel niet veilig kan werken tenzij er persoonlijke beschermingsmiddelen zoals mondmaskers of vizieren ter beschikking worden gesteld. In dat geval heeft de werkgever de verplichting om zijn personeel en zijn vrijwilligers deze beschermingsmiddelen mondmaskers te geven. 

• Ondersteunend materiaal:

1. De 'Groep van Tien' maakte een Gids 'Veilig aan het werk', die ook lokale besturen inspiratie kan bieden bij de terugkeer naar een 'normaler' functioneren bij de afbouw van de crisis. Daarbij hoort ook een interessante checklist.
2. Lokale voorbeelden: De VVSG verzamelt voorbeelden van lokale transitieplannen en andere documenten die als inspiratiebron kunnen dienen (met dank aan de besturen die ze ter beschikking stellen):
   * Aalst: Coronatransitieplan en sjabloon voor verfijning op dienstniveau
   * Brugge: Exitplan en bijlage
   * Gent: Vragenlijst voor de medewerkers: overzicht van richtsnoeren voor de heropstart van de dienstverlening, met veelgestelde vragen van medewerkers. De vragen in groen zijn al opgenomen, de vragen in oranje staan klaar voor een volgende corona-update, , de vragen in rood moeten nog verder worden uitgewerkt. Het document is dus in wording en wordt dagelijks geactualiseerd en aangevuld.
   * Kortrijk: Interne exitstrategie: de weg uit de crisis
   * Ledegem: Handleiding dienstverlening administratief personeel, in de vorm van een vragenlijst.
   * Nijlen: Checklist preventieadviseur
   * Opwijk: Coronatransitieplan
3. Mededeling van de Vlaamse overheid over de impact van de versoepeling van de coronamaatregelen op de eigen organisatie
4. Suggesties van het Vlaams Agentschap Innoveren en Ondernemen voor de heropstart van ondernemingen

• Mogelijke werkwijzen voor de organisatie van de dienstverlening in corona-tijden

1. Thuiswerken als volwaardig alternatief (zie hieronder: "Thuiswerk structureel invoeren, hoe doen we dat?")
2. Zoveel mogelijk in shiften laten werken; zeer ruime werktijden toelaten (bijv. van 6u ’s morgens tot 22u ’s avonds), weliswaar rekening houdend met de arbeidstijdregels
3. Geen fysieke vergaderingen meer organiseren of bij fysieke vergaderingen altijd digitale variant opstarten
4. Dienstverlening zoveel mogelijk aanbieden na afspraak
5. Een maximaal aantal bezoekers tegelijk toelaten
6. Duidelijke signalisatie aanbrengen om verkeersstromen te scheiden in toiletten, keukens, gangen, liften…
7. Flexipanelen zetten, ook in landschapsbureaus
8. Zo contactloos mogelijk werken: geen formulieren of geld overhandigen
9. Persoonlijke beschermingsmiddelen: ter beschikking stellen van mondmaskers en/of vizieren en/of handgels
10. Voorzien in contactloze digitale thermometers zodat iedere medewerker bij twijfel zijn koorts kan meten; wie > 37,5° C koorts heeft moet naar huis
11. Zodra beschikbaar: medewerkers zoveel mogelijk testen op covid-19.
12. …

• Mogelijke structurele maatregelen

1. Structureel in thuiswerk voorzien
2. Werken met de principes van Innovatieve Arbeidsorganisatie, zie bijv. Innovatieve Arbeidsorganisatie in de ouderenzorg (info Diverscity).
3. Structureel in shiften/ glijdende uren werken
4. Structureel contactloos werken
5. Structurele digitale vergadervariant
6. Aanscherpen policy arbeidsongeschiktheid: wie zich ziek voelt moet thuis blijven; wie koorts heeft > 37,5°C moet naar huis gaan
7. ...

• Juridisch kader

De wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk, ook de "welzijnswet" genoemd, is de basiswet op het vlak van de veiligheid en de gezondheid op het werk. Deze wet schept namelijk een kader op basis waarvan uitvoeringsbesluiten worden genomen. Het merendeel van deze uitvoeringsbesluiten werd gecodificeerd in de codex over het welzijn op het werk. Deze wetgeving geldt ook voor lokale besturen.

• Uitgangspunt: de federale overheid beveelt telewerk nog altijd zoveel mogelijk aan, waar dat mogelijk is. Zo vermijdt een werkgever dat teveel mensen zich tegelijk in een beperkte ruimte bevinden. Dat verkleint de kans op de verdere verspreiding van het corona-virus.

• Werkwijze voor de invoering van thuiswerk

Wil de overheidswerkgever op afdwingbare wijze thuiswerk organiseren, dan moet hij daarvoor een reglementair kader vastleggen. Wij bevelen aan om dat te doen via een bijlage aan de rechtspositieregeling, met toepassing van de procedurevoorschriften van de Wetgeving Vakbondsstatuut. Dit is eenvoudiger dan een opname in of bijlage aan het arbeidsreglement.

Ten aanzien van het contractueel aangesteld personeel moet het bestuur de afspraken over thuiswerk bijkomend toevoegen, als bijlage, aan de individuele arbeidsovereenkomst.

Besturen stellen hierbij de vraag naar de eventuele onkostenvergoeding in toepassing van art. 119.3 en art. 119.4 Arbeidsovereenkomstenwet. Volgens de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid bevinden de werknemers die in de kader van de Covid-19 maatregelen tijdelijk volledig van thuis uit werken zich niet in een situatie van thuisarbeid zoals voorzien in Titel VI de wet van 03.07.1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten, en evenmin in een situatie van telewerk in de eigenlijke zin van het woord. Een onkostenvergoeding is dus niet verplicht.

Bekijk hier enkele tips en tricks voor productief telewerken.

Zie de fiscale en sociaalrechtelijke grenzen van de vergoeding voor thuiswerk op de website van het Agentschap Binnenlands Bestuur.

• Voorbeelden

1. Policy voor structureel en occasioneel thuiswerk van een intercommunale (voorbeeld 1), voorbeeldbijlage aan de arbeidsovereenkomst, gids voor succesvol thuiswerken en telewerken, gedragscode voor gebruik computer, mail en internet
2. Policy voor structureel en occasioneel thuiswerk van een intercommunale (voorbeeld 2)
3. Afsprakennota occasioneel thuiswerk naar aanleiding van covid19-epidemie van de gemeente Rijkevorsel
4. Afsprakennota occasioneel thuiswerk naar aanleiding van covid19-epidemie van de gemeente Olen
5. Afsprakennota occasioneel thuiswerk van de gemeente Nijlen

• Juridisch kader structureel thuiswerk: Titel VI de wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten, in het bijzonder de artikelen 119.3 en 119.4.

Kan een bestuur het sectoraal akkoord van 8 april 2020 uitvoeren in de vorm van lokale handelaarsbonnen of met consumptiecheques (horecacheques)? Lees hier het VVSG-nieuwsbericht. 

In onderstaande artikelenreeks onderzoekt organisatiepsychologe Ann Moreels, modern en positief leiderschap. 

Modern leiderschap 'op afstand' in crisistijden
In dit artikel gaat de focus naar modern leiderschap 'op afstand'. Binnen de huidige coronacrisis is thuiswerk de norm geworden. Dit brengt heel wat uitdagingen met zich mee. Virtuele teams hebben immers nood aan een andere manier van leidinggeven: het virtueel leiderschap. 

Modern leiderschap in (deze) crisistijden
In dit artikel wordt gefocust op modern leiderschap in crisistijden, meer bepaald op de manier van leidinggeven in organisaties. Uiteraard wordt de huidige wereldcrisis die we nu meemaken meegenomen, maar eigenlijk is de visie op modern leiderschap die in dit artikel beschreven wordt altijd van toepassing bij interne en/of externe crisissen, van eender welke impact en grootte.

Positief leiderschap: een must voor lokale besturen
Dit artikel (dat eerder verscheen in het magazine Lokaal) gaat dieper in op positief leiderschap. Voor de kwaliteit, de werking en de toekomst van lokale besturen is positief leiderschap essentieel. Lokale besturen hebben positief ingestelde leidinggevenden en bij uitbreiding medewerkers nodig die zich met plezier elke dag inzetten in een team waar mensen elkaar aanspreken met respect en betrokkenheid. Zo ontstaat een positief klimaat met positieve relaties, positieve communicatie en positieve zingeving.