De laatste weken stellen OCMW’s vragen aan VVSG over het feit dat er momenteel lokaal geen zitdagen van de FOD financiën worden georganiseerd voor het invullen van de belastingaangiften. De FOD financiën biedt haar dienstverlening momenteel, omwille van COVID-19, telefonisch op afspraak aan en dat is voor een deel van de OCMW-cliënten niet altijd de beste werkwijze.

Na overleg met de verantwoordelijken bij de FOD financiën is gebleken dat zij maximaal met de personeelsbezitting van de vorige jaren de telefonische dienstverlening zullen aanhouden voor deze aangifteperiode.

Daarom geven we volgende kleine tips om de noodzakelijke contacten met de belastingdiensten zo vlot als mogelijk te laten verlopen.

• Personen die een vereenvoudigde aangifte in de bus kregen, moeten normaliter geen afspraak met de FOD financiën te maken.
• Richten zij zich toch tot het OCMW omdat ze iets uit hun aangifte niet begrijpen, dan wordt er best contact opgenomen met de regionale contactcentra, waarvan het nummer te vinden is op het aangifteformulier.
• Let er als maatschappelijk werker, bij vragen van cliënten over hun aangifte, ook op dat in voorkomend geval de kosten van kinderopvang en de betalingen van onderhoudsgelden op de aangifte worden ingevuld. Deze worden niet ingegeven via de vereenvoudigde aangifte.
• Gebruik voor het maken van afspraken voor cliënten het nummer : 02/575 56 66 en niet het centrale nummer van de FOD Financiën. Bel best in de loop van de namiddag om piekmomenten te vermijden.
• Indien er later, op het moment dat een cliënt een aanslagbiljet krijgt, toch zou blijken dat er een vergissing gemaakt werd in de aangifte, dan is het steeds mogelijk om de cliënt te begeleiden bij een vraag tot herziening van zijn belastingaanslag. (https://financien.belgium.be/nl/particulieren/belastingaangifte/bezwaar#q1)
• Goede praktijken:
  • Voor cliënten afspraken maken in een blok van 1 of 2 uur. Er wordt dan voor gezorgd dat cliënten die vragen hebben ook aanwezig zijn en de maatschappelijk werkers staan hen dan bij.
  • Inzet van vrijwilligers die helpen bij het invullen van de aangifte

De afdelingen OCMW’s van de verenigingen van steden en gemeenten vragen in een brief aan federaal minister van Werk en Armoedebestrijding Nathalie Muylle aandacht voor de problematiek van de sluiting van de uitbetalingsinstellingen voor werkloosheidsuitkeringen als gevolg van de corona-crisis en de impact van deze maatregel op de sociale diensten van de OCMW’s.

Welke veiligheidsvoorschriften moeten maatschappelijk werkers van de OCMW’s in acht nemen bij contacten met cliënten? En hoe de hulpverlening organiseren?

• Exitstrategie: rondzendbrief met vragen en antwoorden POD MI (15 mei 2020)
• Communicatie vanwege de POD Maatschappelijke Integratie (POD MI)
• Rondzendbrief met bijkomende richtlijnen POD MI (13 maart 2020)
• Rondzendbrief met vragen en antwoorden POD MI (18 maart 2020) 
• Rondzendbrief met vragen en antwoorden POD MI (23 maart 2020)
• FAQ POD MI: toepassing wettelijke missies van de OCMW's (4 mei 2020)
• Deontologische code maatschappelijk werker
  De deontologie moet ook in acht worden genomen bij telewerk.

Het OCMW speelt uiteraard ook een belangrijke rol in het informeren van haar cliënten: over het corona virus zelf (preventie) en de maatregelen die door de overheid zijn genomen.

• Preventiemateriaal
• Preventiemateriaal voor anderstaligen en laaggeletterden
• Informatiemateriaal over de maatregelen van de overheid, ook voor anderstaligen en laaggeletterden 

Bij een tewerkstelling door het OCMW in het kader van artikel 60, §7 van de wet van 08.07.1976, is het OCMW de juridische werkgever en de werkgever waar de werknemer tewerkgesteld wordt, de gebruiker.

In het kader van de coronamaatregelen zal de artikel zestiger bij sluiting van of vermindering van de activiteiten bij de gebruiker, een RVA-uitkering kunnen aanvragen op grond van overmacht. De dagen werkloosheid zijn gelijkgesteld voor de opbouw van socialezekerheidsrechten.

Infoblad E24 is hier van toepassing, zoals bij interimarbeid. Het OCMW vervult de formaliteiten. Een voorafgaand contact hierover met het plaatselijk werkloosheidsbureau is aangewezen.

Meer info van de RVA m.b.t. de coronacrisis vindt u hier in een FAQ-lijst.

Omdat de rechten van eenieder op een menswaardig bestaan en op maatschappelijke integratie ook vandaag en morgen gegarandeerd moeten blijven, wil onderstaand overzicht een beeld geven van hoe de procedures voor het behandelen van een steunvraag moeten verlopen en van hoe de dienstverlening verzekerd kan blijven tijdens de crisisperiode.

Hoewel het de bedoeling is om zoveel mogelijk persoonlijk contact te vermijden, is dit soms toch nodig. Neem in die gevallen steeds de nodige preventieve maatregelen in acht (afstand, handen wassen, beschermend glazen loketscherm, …).

De sociale dienst van het OCMW

• Permanentie per telefoon, mail, online of via andere elektronische wegen
• Fysieke permanentie op kantoor (min. 2 dagen per week)
• Aan de lokalen uithangen hoe deze permanentie is geregeld en wanneer en hoe de dienst bereikbaar is

De aanvraag

• Kan tijdens fysieke permanentie op kantoor ofwel aanvraag telefonisch, per mail, via andere elektronische middelen
• Elke aanvraag moet geregistreerd worden (ontvangst steeds bevestigen per SMS, mail, …)
• Ontvangstbewijs via digitale weg, brief, …
• Aanvrager (van op afstand) moet register niet te tekenen

Het sociaal onderzoek

• Alle noodzakelijke elementen om een beslissing te kunnen nemen moeten verzameld worden
• KSZstromen!
• Info van cliënt zelf kan via digitale weg (mail, foto’s, …) worden doorgegeven en zo nodig ook later (na beslissing) nog bezorgd (bv. door de omstandigheden moeilijk snel te verkrijgen attesten)
• Huisbezoek hoeft niet, tenzij nodig om te kunnen communiceren met cliënt
• In sociaal verslag opnemen wat wel en niet gelukt is
• Geen huisbezoek of enkele stukken te kort: geen reden om voorstel van weigeringsbeslissing op te nemen in sociaal verslag
• Voor steunvragen maatschappelijke dienstverlening is een (uitgebreid) sociaal onderzoek niet verplicht. Enige soepelheid is hier dus zeker ook mogelijk.

Het hoorrecht en de beslissing

• Houd steeds in het achterhoofd dat het een recht is van de cliënt om gehoord te worden door wie er over het dossier beslist, en dat dit recht het best zo maximaal mogelijk gegarandeerd wordt.
• Beslissingen moeten nog steeds genomen te worden binnen de wettelijk bepaalde termijnen!
• De vergadering van het BCSD – mogelijkheden:

1. Het BCSD komt bij elkaar in een grote vergaderzaal; ver uiteen gaan zitten. (alle voorzorgsmaatregelen in acht te nemen) Als helft+1 komt opdagen kan de zitting plaats vinden. In deze situatie kan de cliënt perfect fysiek gehoord worden, ook weer mits de nodige maatregelen van afstand enz. worden in acht genomen.
2. Virtueel of elektronisch vergaderen: systeem moet veilig zijn (persoonlijke gegevens beschermen; niet zomaar dossiers doorsturen, …), leden van het BCSD moeten de mogelijkheid hebben om de dossiers in te kijken, op basis waarvan ze dan een beslissing kunnen nemen.
   Aandachtspunt bij virtueel vergaderen: organisatie van het hoorrecht.  Bij skype-vergaderingen: mogelijkheid bieden dat de cliënt on line komt (bv. in lokalen OCMW) om gehoord te worden. Andere mogelijkheid: vooraf de mogelijkheid bieden aan de cliënt om bv. telefonisch aan de voorzitter (samen met de persoon die de vergaderingen van het BCSD opvolgt) verhaal te doen, waarvan dan relaas wordt gedaan aan de leden van het BCSD. Het best notuleren in sociaal dossier.
3. De burgemeester neemt de beslissing dat het BCSD niet door kan gaan. De burgemeester kan alle maatregelen nemen die nodig zijn om de veiligheid (ook bij epidemieën) te garanderen.
   Alles kan dan aanzien worden als dringende steun, waardoor de BCSD-voorzitter (OCMW-voorzitter in Voeren en de zes randgemeenten) beslist.
   Mbt maatschappelijke dienstverlening: de voorzitter houdt zich aan de afspraken in het huishoudelijk reglement. Indien hierover geen afspraken bestaan: de voorzitter houdt zich bij financiële steun het best aan de bedragen van de leeflooncategorieën. In de praktijk zal de beslissing ook gebaseerd zijn op een voorstel van een maatschappelijk werker. Geen verplichting om de cliënt te horen, doch wordt wel door de meeste OCMW’s toegepast. Maw: de voorzitter kan in deze dossiers de cliënt ook horen. (fysiek – met afstand –, skype, telefonisch)
   Mbt maatschappelijke integratie (leefloon): de beslissing moet genomen worden binnen het wettelijke kader (RMI-Wet en RMI-KB) op basis van het voorstel van beslissing in het sociaal verslag. Het hoorrecht wordt door de voorzitter gegarandeerd. (fysiek – met afstand –, skype, telefonisch,…)

Uitvoering en opvolging van de beslissing

• Beslissingen via dringende steun worden al uitgevoerd voor de bekrachtiging, dus de mensen zijn sowieso geholpen. De bekrachtiging van deze beslissingen van de voorzitter volgt dan later door het BCSD.
• Opmaak GPMI kan uitgesteld worden totdat er effectief afspraken voor begeleiding gemaakt kunnen worden.
• Evaluaties GPMI en opvolging cliënt kunnen zonder fysiek samenzitten (telefonisch, mail, skype, …) of worden uitgesteld.
• Niet uitvoering van afspraken kunnen door overmacht in de huidige situatie niet leiden tot sanctionering
• Begeleiding door OCMW kan door overmacht eveneens uitgesteld worden.

Herziening van het dossier

• Jaarlijkse herziening of herziening bij gewijzigde omstandigheden: sociaal onderzoek blijft nodig, doch versoepeld zoals hierboven beschreven
• Specifiek:
  • wanneer uit de feiten die het OCMW verzameld heeft, blijkt dat de voorwaarden voor de toekenning nog steeds lijken te zijn vervuld, kan het sociaal verslag deze vaststellen zonder de begunstigde te ontmoeten
  • wanneer een gesprek nodig/gewenst is, kan dit gebeuren op afspraak met in acht name van de nodige preventieve maatregelen
• Hoorrecht en beslissing: zie hierboven.

Meer info vindt u ook via:

• https://www.vvsg.be/kennisitem/vvsg/coronavirusactuele-informatie-en-richtlijnen
• https://www.miis.be/nl/actueel
• https://lokaalbestuur.vlaanderen.be/nieuws/covid-19-specifieke-bepalingen-voor-de-vergaderingen-van-het-bijzonder-comit%C3%A9-voor-de-sociale-dienst

De afbouw van de coronamaatregelen gebeurt op het ritme van elke gemeente apart. De DVZ legt geen algemene afbouw op. De gemeente bepaalt wat er nodig is om veilig te kunnen werken voor medewerkers en burgers (bijvoorbeeld de openingsuren, het al dan niet werken op afspraak, enz.). Aangezien de toegang tot de gemeenten nog beperkt kan zijn, kunnen de aanvragen voor een (verlenging van een) verblijfsvergunning sowieso tot 30 juni 2020 digitaal ingediend worden. De DVZ vraagt de gemeenten om vanaf 1 juli 2020 zoveel mogelijk over te schakelen op de gewone werkwijze voor de dienstverlening op voorwaarde dat de dan geldende regels (zoals bijvoorbeeld social distancing) toegepast kunnen worden aan de loketten. Als dat  niet mogelijk is, kan de gemeente verder gedeeltelijk digitaal werken. De gemeente moet de dienst Ondersteuning Externe Partners van de DVZ wel op de hoogte brengen van de gevolgde werkwijze (via ctl@ibz.fgov.be).

De DVZ raadt nog steeds aan om de afgifte en verlengingen van de verblijfsdocumenten als prioritair te beschouwen. Als dat in de gemeente evenwel nog niet mogelijk is, wordt aanbevolen een ontvangstbevestiging of een bijlage te mailen (of via ander communicatiemiddel). Deze ontvangstbevestiging of bijlage dekt het verblijf van de betrokkene. De DVZ vraagt de gemeenten ook om de noodzakelijke info over het verblijfsrecht in het IT 195 te vermelden. Door de naar aanleidig van corona opgelopen vertraging bij de woonstcontroles en de bijbehorende inschrijving in de registers, is dat echter nog niet altijd mogelijk (geen inschrijving = geen IT 195 = geen actuele info).

Vanaf 18 mei 2020 voert de POD MI stap per stap een exit-strategie in.

Wanneer de hulpvrager een ontvangstbewijs of bijlage krijgt, moet het OCMW de maatschappelijke dienstverlening of de maatschappelijke integratie toekennen naargelang het statuut van de persoon. De maatregelen in verband met het coronavirus kunnen immers geen afbreuk doen aan de rechten van de betrokken personen. Dat geldt ook als de info over het verblijfsrecht in het IT 195 staat maar de hulpvrager (nog) niet over de juiste documenten beschikt.

Om geen afbreuk te doen aan de rechten van de hulpvrager kan hij, indien hij (nog) geen ontvangstbewijs of bijlage heeft gekregen en de info ook niet in het IT 195 staat, toch aanspraak blijven maken op maatschappelijke dienstverlening of op maatschappelijke integratie:

- ofwel tot 31 augustus 2020;

- ofwel, vóór deze datum, tot een nieuw element in zijn verblijfssituatie ertoe leidt dat het recht op hulp niet meer kan worden toegekend.

Indien het IT 195 niet werd aangevuld, zal een heronderzoek van de dossiers moeten worden uitgevoerd vanaf 1 juni 2020 om een bevestiging per email te krijgen van de verlenging van het verblijf van de gemeente, om de bovenvermelde bewijsstukken te verkrijgen of om een bevestiging te krijgen dat deze bewijsstukken nog van kracht zijn. 

Zie punt 2.6 in de FAQ van de POD MI (exit-strategie vanaf 18 mei 2020). Dit was de vroegere FAQ 17 van de POD MI. 

Mediprima: Nieuwe bevoegdheidsregel, 45-dagentermijn wordt 60-dagentermijn, invoering financiële sanctie voor OCMW's

In het staatsblad van 1 april 2020 stond de wet van 29 maart 2018 tot wijziging van de artikelen 2 en 9ter van de wet 2 april 1965 betreffende het ten laste nemen van de steun verleend door de openbare centra voor maatschappelijk welzijn (Inforum nr. 324021). De wet is op 11 april 2020 in werking getreden (10de dag na publicatie). De nieuwe bevoegdheidsregel, de wijziging van de 45-dagenregel in 60-dagenregel en de invoering van een financiële sanctie voor de OCMW's die geen of een onvolledig sociaal onderzoek gevoerd hebben, zijn al van toepassing. De nieuwe opdrachten van de Hulpkas ZIV zullen pas operationeel worden als de vereiste uitvoeringsbesluiten er zijn. Deze wetswijziging komt aan bod in punt 6.3 in de FAQ van de POD MI (exit-strategie vanaf 18 mei 2020). Dit was de vroegere FAQ 19 van de POD.

Lees meer in de omzendbrief van de POD MI. Lees meer op https://www.vvsg.be/kennisitem/vvsg/ocmw-en-vreemdelingen-1

Mediprima: Langere geldigheidsduur medische kaart

Gelet op de gezondheidssituatie in verband met COVID-19 mogen de OCMW’s tijdelijk beslissingen voor een langere periode indienen in de toepassing MEDIPRIMA. De POD MI wijst er wel op dat de OCMW’s op regelmatige wijze moeten nagaan of hun beslissing nog steeds conform is aan het statuut van de hulpvrager en dat ze de ontvangen mutaties moeten behandelen. Zie punt 6.2 in de FAQ van de POD MI (exit-strategie vanaf 18 mei 2020). Dit was de vroegere FAQ 16 van de POD MI.

Attest dringende medische hulp

Om de zorgverleners niet bijkomend te belasten, wordt de verplichting van het attest dringende medische hulp tijdelijk opgeschort. Voor alle medische zorg verleend tussen de periode van 14 maart tot en met 31 mei 2020 is geen attest dringende medische hulp vereist met het oog op de terugbetaling ervan door de Staat. Voor nieuwe behandelingen opgestart vanaf 1 juni 2020 moet er terug een attesten DMH zijn. Als een behandeling werd opgestart tussen 14 maart en 31 mei en wordt voortgezet na 1 juni, is het attest DMH niet verplicht. Zie punt 6.1 in de FAQ van de POD MI (exit-strategie vanaf 18 mei 2020). Dit was de vroegere FAQ 15 van de POD MI.

Terugbetaling medische kosten gerelateerd aan corona

Het RIZIV heeft een reeks codes (en pseudocodes) aangemaakt die verband houden met verstrekkingen op afstand, zonder fysiek contact. Deze codes (en pseudocodes) beginnen met de cijfers 1-3-5-7. Deze verstrekkingen worden ten laste genomen door de POD MI (vanaf 14 maart 2020). Bekijk het Excelbestand met deze verschillende codes. Zie punt 6.4 in de FAQ van de POD MI (exit-strategie vanaf 18 mei 2020)

De testen in het kader van het SARS-CoV-2-virus worden gefactureerd via MediPrima. De kosten worden volledg terugbetaald (geen remgeld). Ofwel krijgt de betrokkene de factuur die dan voorgelegd kan worden aan het OCMW ofwel wordt de factuur rechtstreeks naar het OCMW gestuurd. Zie punt 6.5 in de FAQ van de POD MI (exit-strategie vanaf 18 mei 2020).

De middelen uit het Covid Fonds kunnen niet gebruikt worden om illegaal verblijvende personen rechtstreeks te helpen. In het kader van de dringende medische hulp kan er wel gezondheidsbeschermingsmateriaal (bijv. zeep en masker) worden gegeven en gefinancierd met de Covid-subsidie. Zie punt 11.7 in de FAQ van de POD MI (exit-strategie vanaf 18 mei 2020).

Verplicht ondertekenen hulpvraag opgeschort

Ook de voorwaarde dat de hulpvraag ondertekend moet worden door de hulpvrager wordt tijdelijk opgeschort en wel tot de ziekenhuizen hun raadplegingen, onderzoeken en niet-dringende tussenkomsten kunnen hervatten. De POD MI zal de ambulante en hospitalisatiekosten dus ook terugbetalen als de aanvraag niet ondertekend werd door de patiënt. Zie punt 6.6 in de FAQ van de POD MI (exit-strategie vanaf 18 mei 2020). Dit was de vroegere FAQ 30 van de POD MI.