folder-gd63ac650b_1280.png
Provider image

Een recent besluit regelt de vervanging van analoge bestuursdocumenten door elektronische kopieën. Waarin bestaan de nieuwe regels én de nieuwe verantwoordelijkheid van lokale besturen voor digitale archivering?

Op 22 juni 2021 verscheen het BVR van 21 mei 2021 tot regeling van de vervanging van analoge bestuursdocumenten door elektronische kopieën in het Belgisch Staatsblad.

Dit besluit regelt de substitutie van analoge bestuursdocumenten zonder verlies van rechtsgeldigheid, onder andere voor de lokale besturen, in uitvoering van het Bestuursdecreet. Dit betekent dat de analoge bestuursdocumenten vernietigd kunnen worden, nadat ze vervangen zijn door elektronische kopieën.

Het lokaal bestuur legt de werkwijze voor de vervanging van analoge bestuursdocumenten door elektronische kopieën, vermeld in art. II.25 Bestuursdecreet schriftelijk vast per categorie van bestuursdocumenten, na advies van de functionaris voor gegevensbescherming.

Deze werkwijze omvat al de volgende elementen:

  • een vastlegging van de technische specificaties van de elektronische kopie;
  • een stappenplan voor de uitvoering van de vervanging;
  • een aanduiding van de geldigheidsperiode waarin de werkwijze van kracht is.

De elektronische kopieën worden bewaard zodat:

  • er geen informatieverlies optreedt;
  • de leesbaarheid op lange termijn gegarandeerd blijft;
  • er geen wijzigingen doorgevoerd kunnen worden;
  • de vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens gegarandeerd blijft;
  • elke actie die impact kan hebben op de integriteit en de authenticiteit van de elektronische kopie, wordt geregistreerd.

Overgang naar digitaal archief

De overgang van een papieren archief naar een digitaal archief vraagt om bijzondere aandacht, zeker gelet op de verantwoordelijkheid die de lokale besturen hier moeten dragen.

Niet alle besturen hebben duidelijke afspraken met betrekking tot archief. Medewerkers hebben soms weinig ervaring met archiefzorg. Er bestaan meer en meer documenten die digitaal ontstaan en er bestaan veel aparte softwarepakketten met (of zonder) archief luik. Met andere woorden, is er aandacht nodig voor de doelstellingen en voorwaarden van een volwaardig digitaal archief.

Daarnaast heeft het BVR ook de aanzet gegeven om het digitaal proces bij de besturen te starten.

Hoe concreet te werk gaan?

De eerste stap is het verzamelen van informatie over de bestaande toestand. Dit omvat:

  • De lijst van de categorieën van “digitaal geboren” bestuursdocumenten die reeds  bewaard zijn, en de wijze waarop ze bewaard zijn.
  • De lijst van de programma’s die bestuursdocumenten genereren (in overheidsopdrachten, ruimtelijke ordening, boekhouding, enz.) en die over een archiefluik beschikken of niet.
  • De beschrijving van de bestaande computeromgeving, de backup en DRP (disaster recovery procedure) en de gebruikte digitale bewaarformaten.
  • De lijst van de documenten die nog op papier opgemaakt zijn maar waarvoor vervanging door een digitaal document aangeraden is (mits substitutie of automatisering van het proces).

Vervolgens, op basis van deze informatie, kan men enerzijds een algemeen plan van aanpak uitwerken en anderzijds het stappenplan voor elke categorie bestuursdocument uitwerken.

Meer weten

Wil je meer weten over het digitaliseren van je archief of het opzetten van een nieuw archiveringsbeleid?

Inforum, partner van de VVSG, kan je begeleiden in alle aspecten van archiefzorg, van het opzetten van een stappenplan, eventueel in combinatie met een aantal befaamde ‘cleaning days’ (waar onze specialisten samen met de medewerkers de stukken van het bestuur uit de kantoren gaat opschonen), … tot de effectieve destructie, volgens de regels van de kunst uiteraard, van stukken die niet langer bewaard moeten blijven.

Neem contact op met de specialisten van Inforum: