Hoe vul ik als politieraadslid de agenda aan?
Sinds de inwerkingtreding van het Gemeentedecreet verschillen de spelregels voor de organisatie van de gemeenteraad met deze van de politieraad. De organisatie van de politieraad blijft gebaseerd op de bepalingen uit de Nieuwe Gemeentewet (NGW). Voor de werking van de gemeenteraad volgen de raadsleden de bepalingen van het Gemeentedecreet. Heel wat politieraadsleden worden hierdoor geconfronteerd met onduidelijke situaties. Zij worden stilaan meer vertrouwd met de regels van het Gemeentedecreet voor de gemeenteraad. Zo verschilt bijvoorbeeld de gang van zaken voor de aanvulling van de agenda van de gemeenteraad van deze van de politieraad.
Net zoals een gemeenteraadslid heeft een politieraadslid het belangrijke voorrecht om de agenda aan te vullen. Het politiecollege kan zich hiertegen niet verzetten. Een specifieke motivatie om het agendapunt aan te brengen is niet verreist. Een voorstel tot aanvulling van de agenda moet wel beantwoorden aan de volgende voorwaarden:
- De leden van het politiecollege kunnen geen gebruik maken van dit recht. Zij hebben tijdens de vergadering van het politiecollege de agenda kunnen vaststellen;
- Het voorstel tot aanvulling moet uiterlijk vijf vrije dagen voor de dag van de vergadering worden ingediend;
- Het voorstel wordt overhandigd aan de voorzitter of diens vervanger;
- Het voorstel moet vergezeld zijn van een verklarende nota, of van de nodige stukken die de raad kunnen inlichten.
Bij wie wordt het bijkomend agendapunt ingediend?
Volgens de bewoording van het artikel 97 van de Nieuwe Gemeentewet moet het voorstel voor de politieraad worden overhandigd aan “de voorzitter van de politieraad of diegene die hem vervangt”. De letter van de wet verbiedt dus dat de burgemeester hiervan wordt uigesloten en dat de aanvullende agendapunten bijv. alleen op het secretariaat van de politiezone of alleen bij de korpschef worden ingediend en niet bij de burgemeester-voorzitter. Voor de gemeenteraad is de procedure anders: de raadsleden dienen de bijkomende agendapunten in bij de gemeentesecretaris die voorstellen bezorgt aan de voorzitter van de gemeenteraad. Hierdoor ontstaat er soms onduidelijkheid voor de agenda van de politieraad.
Het voorschrift “voorzitter van de politieraad of diens vervanging” is echter niet van beperkende interpretatie en moet zeer ruim worden geïnterpreteerd (zie: Parlementaire vraag nr. 32 van de heer Van Aperen van 8 december 1989 inzake ‘Gemeentewet - agenda van de gemeenteraad’; Parlementaire vraag nr. 428 van de heer Vankeirsbilck van 31 januari 1990 inzake Gemeentewet - agenda van de gemeenteraad’). Een voorstel tot aanvulling van de agenda van de politieraad overhandigd aan de secretaris van de politieraad of de korpschef moet als ontvankelijk worden beschouwd. Dit sluit echter niet uit dat zij onverwijld de burgemeester-voorzitter zullen inlichten over het aanvullende agendapunt.
Hoe gebeurt de overhandiging van het bijkomende agendapunt?
Dit kan gebeuren via “overhandiging” maar ook een per post of per fax verzonden en tijdig ingekomen voorstel is ontvankelijk. Of een voorstel tot aanvulling van de agenda van politieraad via mail kan worden ingediend is onduidelijk gezien de problematiek van het ontbreken van een handtekening (hoewel dit in vele gevallen technisch wel al mogelijk is). Om discussies te voorkomen lijkt het in elk geval aangewezen om zeer duidelijke afspraken te maken wat er wordt verstaan onder het “overhandigen” van een aanvullend agendapunt. Veronderstel je daarmee dat er wordt afgetekend bij afgifte van het aanvullende agendapunt of is het voldoende dat het verzoek wordt achtergelaten aan het onthaal of wordt gedeponeerd in de brievenbus, … Wordt een per fax ontvangen bericht bevestigd met een tegenbericht of niet? De praktijk bevestigt immers dat hierover nogal eens discussie kan ontstaan.