Voor een sterk lokaal bestuur

Op zoek naar een presentatie van #VVSGtrefdag?

Kies hieronder uw thema

Rapporteren en valideren

Rapporteren en voorbereiden

Tijdens deze uitvoeringsfase is een van de belangrijkste opdrachten de voortgang bewaken van het project.

Het is belangrijk over deze voortgang regelmatig te rapporteren aan de stuurgroep zodat zij geïnformeerd zijn en betrokken blijven bij het project. Zij zijn immers verantwoordelijk voor de oplevering van een succesvol project binnen de grenzen die gesteld zijn door het management van het bestuur. Door hen regelmatig te informeren kunnen zij deze verantwoordelijkheid op zich nemen.

Het instrument dat we hiervoor gebruiken is het voortgangsrapport. Gebruik hiervoor een standaarddocument dat voor alle projecten gebruikt wordt binnen het bestuur. Zo vinden de leden van de stuurgroep, die vaak een zeer drukke agenda hebben, gemakkelijk hun weg naar de belangrijkste informatie.
Je kan bij deze voortgangsrapporten ook gebruik maken van een presentatie maar hou het bondig en focus op de algemen statusrapportering en bij een bespreking van de belangrijkste knelpunten van je project, die je zelf niet kan oplossen, noch samen met je sponsor, maar waarvoor een goedkeruing van de stuurgroep nodig is. Eigenlijk rapporteer je enkel over 'uitzonderingen', als alles goed gaat volgens het goedgekeurde plan van aanpak, hoef je eigenlijk niet te rapporteren.

Je kan in je voortgangsrapport gebruik maken van kleuren (rood, oranje en groen) om deze manier van werken extra kracht bij te zetten. Je staat dan bij je rapportering enkel stil bij de oranje en rode punten. De groene verlopen volgens het plan van aanpak en moeten dus niet besproken worden.

Navigatie