Voor een sterk lokaal bestuur

Op zoek naar een presentatie van #VVSGtrefdag?

Kies hieronder uw thema

De voortgang van het project bewaken

Na de opstartvergadering moet de projectleider met het projectteam aan de slag om het project uit te voeren. Hij moet er zorg voor dragen dat het plan van aanpak uitgevoerd wordt zoals werd gevalideerd op de stuurgroep. Hij moet er met andere woorden over waken dat iedereen zijn rol opneemt, de dingen doet wat hij moet doen e het plan wordt uitgevoerd.

Meer in concreto moet de projectleider de volgende domeinen bewaken:

  • het projectbereik: De projectleider bewaakt niet enkel wat men moet doen maar ook dat men geen extra opdrachten krijgt die gelieerd zijn aan het project maar niet behoren tot het bereik. Hierin moet een projectleider assertief optreden en effectief opdrachten weigeren als ze niet onder het bereik van het project vallen. Vanzelfsprekend stemt hij dergelijke zaken meestal af met de sponsor.
  • het projectplan: de projectleider verzamelt nauwgezet informatie over de projectvoortgang, over het tijdsverloop, over de besteding van de teamleden, enz.
  • de opleveringen en de kwaliteitsnormen: de projectleider bewaakt nauwgezet of de opleveringen tijdig worden opgeleverd en beantwoorden aan de kwaliteitscriteria.
  • de risico's en de knelpunten: de projectleider bewaakt nauwgezet of de geïdentificeerde risico's zich voordoen maar ook of nieuwe risico's zich aandienen. Hij probeert knelpunten zelf op te lossen, zo niet neemt hij hierover contact op met zijn sponsor en desnoods met de stuurgroep.

Hoe nauwgezet je ook gepland hebt tijdens de voorbereiding, toch kan je niet vermijden dat er bijgestuurd moet worden. Je kunt immers niet alles inschatten op voorhand. Activiteiten kunnen anders verlopen dan gepland, er kunnen onverwachte moeilijkheden opduiken waardoor extra budget nodig is, teammedewerkers kunnen ziek worden of wegvallen door een verandering van functie, risico's kunnen zich voordoen, nieuwe opportuniteiten kunnen zich aandienen waardoor van koers moet worden veranderd enz.

 

Projectleiders en teammedewerkers moeten met deze flexibiliteit kunnen ommgaan. Het niveau en de omvang van de aanpassingen vraagt wel een andere aanpak:

  • Kleine knelpunten die van operationele aard zijn en geen wijziging meebrengen aan timing, budget, projectbereik enzovoort kunnen door de projectleider zelf worden aangepakt.
  • Knelpunten van grotere aard moeten besproken worden met de sponsor en voorgelegd aan de stuurgroep. Als projectleider beschrijf je op dan de aard van het knelpunt of risico en beschrijf je een aantal voorstellen van oplossingen met de impact op het plan van aanpak. In functie van de beslissing van de stuurgroep, wordt het plan van aanpak gewijzigd en opnieuw voorgelegd voor validatie aan de stuurgroep.

Bij wijzigingen aan het plan van aanpak wordt ook het versienummer gewijzigd. Dit nieuwe plan bepaalt immers een nieuwe koers en moet ervoor zorgen dat alle neuzen opnieuw in dezelfde richting wijzen. Besteed daarom ook de nodige aandacht aan communicatie van deze wijzigingen naar alle belanghebbenden die hierdoor beïnvloed worden.

Navigatie