Voor een sterk lokaal bestuur

Kies hieronder uw thema

De kick-off van het project

De opstartvergadering organiseren

Onder het motto 'Goed begonnen is half gewonnen' willen we er met deze stap toe komen dat er binnen het team en binnen de organisatie een unanieme visie bestaat over de diverse aspecten van het project.

We willen duidelijk maken dat het project groen licht heeft gekregen, wat het project wil realiseren en wie er in het projectteam zal betrokken worden. We vragen ook bevestiging van de personen die in het project betrokken zullen worden, dat ze effectief willen meewerken en zich voor een gedeelte willen vrijmaken om dit project tot een goed einde te brengen.

Een opstartvergadering is een goed moment om een eerste ruime communicatie te voeren over het project zodat alle belanghebbenden weten dat dit project opgestart is, wat we ermee willen bereiken en wie hierbij betrokken is. Maak je intentie duidelijk om hier op regelmatige basis over te communiceren en via welke kanalen.

Als deelnemers van de opstartvergadering noteren we zeker het projectteam, de stuurgroep en de sponsor, een aantal betrokken leidinggevende en de bevoegde schepen en een aantal belangrijke belanghebbenden.

Wat kan er zoal op de agenda gebracht worden van deze opstartvergadering? We geven hieronder een aantal mogelijke agendapunten:

  • welkom en inleiding door de projectsponsor
  • de voorstelling van het project door de projectleider:
    •  beschrijving van het project: context, achterliggende redenen, link met de strategie van het bestuur, ...
    • doelstellingen en verwachte resultaten
    • projectbereik
    • projectplan: opleveringen, mijlpalen, tijdslijn, aannames en beperkingen, ...
  • samenstelling en werking projectteam:
    • rollen en verantwoordelijkheden
    •  voorstelling van het projectteam
    • wijze van samenwerken, afstemmen en rapporteren
    • afspraken over informatieverspreiding
  • vragen

Navigatie