Voor een sterk lokaal bestuur

Op zoek naar een presentatie van #VVSGtrefdag?

Kies hieronder uw thema

Projectplan opmaken

Een plan is een beschrijving in een document van hoe je van een bepaalde beginsituatie naar een eindsituatie gaat. Het projectplan is een globaal plan dat als basis dient voor de uitvoering van je project. Het vermeldt:

  • de op te leveren producten
  • de activiteiten die nodig zijn om deze producten op te leveren
  • de tijd die nodig is om deze activiteiten uit te voeren
  • de mensen en middelen die nodig zijn om deze producten op te leveren

Door een plan te maken word je gedwongen na te denken over wat je moet realiseren, hoe je dit zal doen en in welke volgorde. Het stelt je tijdens de uitvoering van het project in staat de verschillende betrokken partijen te coördineren, de voortgang van het project te controleren en het laat toe om op een gestructureerde en snelle manier bij te sturen waar nodig.

De opmaak van dit projectplan gebeurt door de projectleider samen met zijn projectteam. Een projectplan maak je immers niet alleen, je hebt de input nodig van het projectteam.

Maar hoe begin je er nu aan?

Beschrijf de producten die moeten worden opgeleverd

Om de op te leveren producten te beschrijven, gebruik je een productdecompositiestructuur. Je vertrekt van het eindproduct dat opgeleverd moet worden. Vervolgens lijst je op welke tussenproducten opgeleverd moeten worden.
Door eerst de aandacht te richten op de producten die moeten worden opgeleverd en de volgorde waarin, voorkom je verschillen in verwachtingen ten aanzien van je project. Het wordt duidelijk wat wel en niet tot je project behoort. Je detailleert hiermee dus wat je in je projectfiche eerder al had aangegeven.
 

Beschrijf de activiteiten die nodig zijn om deze producten op te leveren en bepaal hun afhankelijkheden

Met alleen een oplijsting van producten heb je niet voldoende informatie om een goede inschatting te maken van de uit te voeren werkzaamheden en de tijdsduur en middelen die nodig zijn om deze producten te realiseren. Daarvoor moet je een overzicht maken van de verschillende activiteiten zodat je de doorlooptijden kan bepalen en kan aangeven welke activiteit afhankelijk is van welke andere, of welke activiteit eerst gerealiseerd moet worden, vooraleer je een andere activiteit kan opstarten.

Activiteiten lijsten we op aan de hand van een werkdecompositiestructuur. We vertrekken hierbij van de producten die we opgelijst hebben.
We hernemen hierbij de producten en bepalen welke activiteiten nodig zijn om deze producten op te leveren. Hierbij geven we afhankelijkheden weer.
Vermijd hierbij om te veel in detail te treden. Het is niet zo dat elke kleinste deelactiviteit in kaart dient gebracht. Beter is wat meer in detail te plannen voor de korte termijn en voor de iets langere termijn de grote activiteiten te benoemen. Later, wanneer meer details bekend zijn voor de volgende stappen, kunnen deze aangepast worden.

 

Bepaal de tijd en volgorde van de uit te voeren activiteiten

Je bepaalt nu de duur en de volgorde van de uit te voeren activiteiten met de belangrijkste beslispunten en mijlpalen.
Je kan dit makkelijk weergeven in een rooster:

  • de linkerkolom bevat de producten en of de fases van je project met de activiteiten en subactiviteiten
  • daarnaast geef je aan wat de doorlooptijd is van deze activiteit en de startdatum en einddatum. Hou hierbij rekening met de tijd nodig voor vergaderingen en opmaak van allerhande rapporten. Hou rekening met de bijsturing van bepaalde activiteiten. Plan dus zeker een buffer in voor deze aanpassingen.
  • dit vormt een tijdlijn. Plan hierbij niet in uren maar in halve dagen en hou rekening met vakantieperioden.
  • ook de afhankelijkheden worden in kaart gebracht waarbij je aangeeft welke activiteit eerst moet starten vooraleer een andere activiteit kan plaatsvinden. Andere activiteiten zijn dan weer onafhankelijk van anderen en kunnen parallel uitgevoerd worden. Hou bij deze afhankelijkheden rekening met twee soorten
    • interne afhankelijkheden: dit zijn afhankelijkheden die voortvloeien uit het project.
    • externe afhankelijkheden: deze afhankelijkheden worden ons opgelegd door externe partijen of situaties

Neem ook de mijlpalen van het project en de beslissings- en validatiemomenten mee op in je tijdschema.

Bepaal de mensen en de middelen die nodig zijn om deze activiteiten uit te voeren

Nu we goed weten welke activiteiten er uitgevoerd moeten worden en welke de planning hiervan is, moeten we nog vastleggen welke middelen nodig zijn om deze activiteiten uit te voeren. Meer in het bijzonder moeten we vastleggen welke medewerkers beschikbaar zijn en wat de beschikbare middelen zijn. Op basis hiervan kan het budget dat initieel werd ingeschat verder worden verfijnd op basis van meer gedetailleerde informatie.

Denk nu al eens na over de afsluiting en de overdracht van het project aan de dagelijkse werking. Stel duidelijk welke je competenties je graag zou overdragen op het einde van het project.

 

Maak het communicatieplan op

Het menselijke aspect binnen projectwerking kan niet genoeg worden benadrukt. De communicatie rond je project is daarom van cruciaal belang voor het welslagen van het project. Er wordt gecommuniceerd binnen de projectorganisatie (de stuurgroep en het projectteam), maar ook daarbuiten, namelijk naar het politieke niveau en naar de burger.
Ga ook na welke diensten invloed zullen ondervinden van het project. Verzorg ook de communicatie naar die diensten.

De manier waarop en naar wie er gecommuniceerd wordt, zit vervat in een communicatieplan.
Het communicatieplan vormt een integraal onderdeel van het plan van aanpak en wordt mee opgevolgd en gecoördineerd door de projectleider.

Bepaal de kwaliteitsnormen

Kwaliteit staat voor het geheel van eigenschappen van een oplevering die maken dat deze oplevering tegemoet komt aan de vooropgestelde en impliciete noden van de opdrachtgever en de doelgroep.

De kwaliteit van een oplevering beschrijven we aan de hand van acceptatiecriteria.

Het is van belang deze kwaliteitscriteria te definiëren voor de aanvang van het project zodat bij de afsluiting van het project geoordeeld kan worden of de gevraagde opleveringen zijn gerealiseerd of ze aan de kwaliteitscriteria voldoen.

Belangrijk hierbij is vanzelfsprekend dat de kwaliteitscriteria meetbaar moeten zijn zodat ze kunnen geëvalueerd worden bij de afsluiting. Geef ook aan wie de kwaliteit zal evalueren bij de afsluiting van het project.

Kwaliteit meet je echter niet enkel op het einde van het project. Het behoort tot de verantwoordelijkheid van de projectleider om ervoor te zorgen dat hij regelmatig de voortgang van het project controleert op basis van de geformuleerde kwaliteitsnormen. Zo kan hij bijsturen indien nodig zodat de opleveringen gebeuren binnen de vooropgestelde tijd en budget.

Breng de impact van het project meer gedetailleerd in kaart

Tijdens de initiatiefase werd al in grote lijnen de impact in kaart gebracht op het vlak van risico's en organisatieprocessen.

Door tijdens de definitiefase het project tot in detail te beschrijven, krijgen we meer informatie en kunnen we de risico's en de impact op de organisatieprocessen beter inschatten.

Dit laat toe in het plan van aanpak deze beide elementen te verfijnen en beter te documenteren.

 

 

 Documenten

Navigatie