Voor een sterk lokaal bestuur

Op zoek naar een presentatie van #VVSGtrefdag?

Kies hieronder uw thema

Projectorganisatie vastleggen

Projectorganisatie vastleggen

Tijdens de initiatiefase was het enkel de projectleider (met hulp van de sponser) die al het werk deed. Nu tijdens de definitiefase de volledige omvang van proactief handelen voor de organisatie duidelijk moet worden, zal de projectleider hierbij hulp moeten krijgen. Er dient daarom een duidelijke projectorganisatie op punt gesteld te worden. De spilfiguur blijft hierin de projectleider maar hij wordt wel bijgestaan door anderen. Hieronder vind je enkele rollen op een rijtje met hun belangrijkste verantwoordelijkheden.

De projectleider

De projectleider is verantwoordelijk voor alle operationele aspecten van het project. Het is zijn verantwoordelijkheid dat het project verloopt zoals het gepland is. Dat wil niet zeggen dat hij alles zelf moet doen maar als leidinggevende van het projectteam zorgt hij ervoor dat de dingen zoals gepland uitgevoerd worden.

Zijn taken zijn onder andere:

  • Doorheen alle fasen
    • het leiden en motiveren van het projectteam
    • het regelmatig afstemmen met de sponsor
  • Initiatiefase
    • het uitwerken van het idee tot een projectvoorstel
  • Definitiefase
    • het opstellen van een plan van aanpak
  • Uitvoeringsfase
    • er zorg voor te dragen dat het plan van aanpak wordt uitgevoerd
    • het nemen van operationele beslissingen (over prioriteiten, knelpunten, de aanpak , conflicten in het team)
  • Afsluitfase
    • het rapporteren (over de voortgang) van het project

lees meer

De leden van het projectteam

Wil je proactief handelen echt introduceren in je organisatie, dan komt het erop aan de juiste mensen aan te trekken. Tracht deze zo vroeg mogelijk te betrekken bij je plan van aanpak. Volgens de beleidsaanbevelingen van Samenlevingsopbouw en CERA kan een lokaal bestuur niet proactief handelen zonder de doelgroep te laten participeren aan het project. Idealiter behoren deze mensen, samen met je personeelsleden, dus ook tot het projectteam. Als je niet goed weet hoe je dit moet aanpakken, kan je hier altijd terecht voor beleidsparticipatiemethodieken.

Maak snel duidelijk wat je van ieder teamlid verwacht. Een teamlid is verantwoordelijk voor de oplevering van een gedeelte van het project.
Maar een teamlid maakt ook deel uit van het projectteam en zorgt er dus voor dat het team op zich goed functioneert door bv. andere teamleden te helpen of te ondersteunen bij de uitvoering van hun activiteiten, door te communiceren over de aspecten waarover hij verantwoordelijk is, door te luisteren naar de andere teamleden, door er voor te zorgen dat iedereen van elkaar weet waar hij staat en waar hij mee bezig is.

Onderschat de samenstelling van je projectteam niet ! Hoe sterker je projectteam, hoe hoger de kans op succes.

De sponsor

De sponsor is de voorzitter van de stuurgroep en het klankbord van de projectleider. Hij is de voorvechter van het project en verdedigt het project in discussies en vergaderingen.

lees meer

De stuurgroep

De stuurgroep werkt in opdracht van de opdrachtgever en is het beslissingsorgaan in de projectmanagementstructuur. Zij geven sturing aan het project, stellen de benodigde capaciteit ter beschikking en zorgen voor een eenduidige besluitvorming. Zij ondersteunen de projectleider en dit op een zichtbare wijze en zorgen voor de communicatie over het project aan het management van het bestuur en aan de belanghebbenden.

 

 

Navigatie