Hoe pak je het aan?
Zowat alle aankopen kunnen duurzaam verlopen. Bij de ene overheidsopdracht verloopt dit al gemakkelijker dan bij de andere. Mogelijke hindernissen zijn: geen draagvlak binnen de organisatie, gebrekkige communicatie, ... Deze valkuilen kan u ontlopen door het duurzaam aankoopbeleid in te bouwen in de algemene beleidsprocessen. U kan de beleidsbeslissing tot duurzamer aankopen kracht bijzetten door deze te verankeren in beleidsdocumenten zoals het bestuursakkoord of het algemeen meerjarenplan. Hoe u dit aanpakt, leest u in onze modeltekst.
Een aantal belangrijke aandachtspunten
Om succesvol duurzaam aan te besteden is het van belang dat er ingezet wordt op het creëren van een breder draagvlak. Het opstellen van een doeltreffend en kwaliteitsvol duurzaam bestek vergt immers tijd en energie. Het is daarom handig om het aankoopproces schriftelijk vast te leggen en door het bestuur te laten bekrachtigen. Zo heb je steeds een beslissing waarop je kan terugvallen.
Een vlotte communicatie tussen de verschillende diensten die betrokken zijn bij de overheidsopdracht draagt bij tot het welslagen van een duurzame opdracht. Probeer ervoor te zorgen dat de nodige knowhow op een vlotte manier de opsteller(s) van het bestek bereikt.
Het is handig dat er een overzicht bestaat van de contracten. Op deze manier kan ruim op tijd bekeken worden wanneer een bestek moet opgesteld worden en kunnen de betrokken diensten hierover worden ingelicht. Werk ook samen met andere besturen. Kijk naar hun contracten en hun ervaringen met duurzaam aankopen.
Tip: Maak elk jaar een planning op welke aankopen in het volgende jaren dienen te gebeuren. Communiceer deze planning naar alle diensten.
Neem de tijd om informatie en kennis te verwerven om duurzaamheidscriteria in bestekken te integreren. De milieuambtenaar en/of duurzaamheidsambtenaar kunnen hierbij waarschijnlijk helpen, maar ook de know-how van de Noord-Zuidambtenaar of de tewerkstellingsambtenaar is nuttig.
Selecteer de productgroepen en –categorieën die duurzaam zullen aangekocht worden. Ga niet te snel! Geef de organisatie de tijd om duurzame aankopen degelijk in te voeren. Leer van de ervaringen van andere (overheids)diensten. Onderzoek of je aanspraak kan maken op gecentraliseerde aankopen met een aanbod van duurzame producten en diensten. Kies voor een experiment en neem één concrete overheidsopdracht om duurzame criteria uit te proberen. Indien het bestuur en de collega’s tevreden zijn over deze ervaring, kan je hiermee verder gaan en nieuwe opdrachten voorstellen. Het bestuur doet er dus best aan een groeipad te volgen. De overgang loopt immers niet altijd van een leien dakje, zowel in de interne organisatie als in de contacten met de leveranciers. Het is dan handig eerst te beginnen met relatief gemakkelijke zaken, bijvoorbeeld gerecycleerd papier of koffie van eerlijke handel, en zo stap voor stap verder te gaan. De milieukoopwijzer, de gids voor duurzame aankopen en de ‘GPP-toolkit’ zetten je ook op weg om duurzame criteria op te stellen.
Daarnaast is natuurlijk het Steunpunt Duurzame Lokale Overheidsopdrachten , het aanspreekpunt om je vragen aan te stellen. Ga naar cursussen of studiedagen om je kennis te vergroten. In het kader van het Steunpunt, startte Bond Beter Leefmilieu met info- en vormingsmomenten doorheen heel Vlaanderen rond milieuverantwoorde overheidsopdrachten . Telkens wordt een specifieke productgroep of knelpunt behandeld.
Over het invoeren van duurzame overheidsopdrachten gaf de Cel Interne Milieuzorg (Dept. LNE) in 2011 een presentatie aan geïnteresseerde aankopers van de lokale overheden. De presentatie geeft o.a. een overzicht van de belangrijkste stappen en aandachtspunten.