E-procurement
E-procurement staat voor het elektronisch afhandelen van overheidsopdrachten.
Op 18 juli 2008 keurde de Vlaamse Regering het e-procurementprogramma van de Vlaamse overheid goed. Met dit programma wil Vlaanderen het Europese beleid rond het digitaliseren van het aankoopproces van overheidsopdrachten realiseren.
De Vlaamse overheid heeft reeds twee stappen gerealiseerd in e-procurement: e-notification en e-tendering.
Het gebruik van deze elektronische applicaties is vrijblijvend voor lokale besturen.
E-notification
E-notification is het elektronisch publiceren van overheidsopdrachten.
Met e-notification kunnen overheidsdiensten online overheidsopdrachten bekendmaken en bestekken beschikbaar stellen.
Voor Belgische overheidsopdrachten is er slechts één officieel kanaal: de applicatie e-Notification. Sedert 1 januari 2011 is het Bulletin der Aanbestedingen (BDA) volledig in deze applicatie geïntegreerd.
Andere bronnen die het BDA vermelden (zoals bda-online of andere), zijn niet de officiële kanalen van de publicaties en kunnen niet als authentieke bron worden beschouwd.
E-tendering
E-tendering is het elektronisch indienen van offertes.
Via e-tendering kunnen kandidaat-inschrijvers documentatie, offerteformulier en andere documenten elektronisch verzenden en weten zij meteen dat hun offerte werd ontvangen. De offertes worden op een elektronische openingszitting bekendgemaakt.
Inschrijvers kunnen een offerte of kandidaatstelling enkel elektronisch indienen wanneer de aanbestedende overheid dit expliciet oplegt of toelaat in het publicatiebericht of in het bestek.
Lokale besturen kunnen niet zomaar starten met e-tendering. Om e-tendering een kans van slagen te geven, is het immers belangrijk dat er aandacht wordt besteed aan de juridische, informaticatechnische en organisatorische aspecten.
Op 18 november 2010 heeft het OCMW van Gent als eerste individueel lokaal pilootbestuur een elektronische openingszitting gehouden. Ook Digipolis, opdrachthoudende vereniging voor Gent en Antwerpen, is sinds 1 oktober 2010 gestart met elektronische openingszittingen. Het Gentse OCMW en Digipolis zijn hiermee de eerste lokale piloten, die het gebruik van e-tendering in de toekomst willen uitbreiden. Het systeem blijkt alvast veelbelovend, ook al toonde de openingszitting te Gent nog een aantal verbeter- of aandachtspunten aan.
Voor de lokale besturen werd beslist e-tendering te stimuleren via de intussen opgerichte stuurgroep met e-tendering-experten van de Vlaamse overheid en vertegenwoordigers van het Agentschap voor Binnenlands Bestuur (ABB), de VVSG en VVP en anderen. Deze stuurgroep werkt aan een actieplan voor 2011. De nadruk zal liggen op sensibiliseren van de lokale besturen voor het gebruik van e-tendering met de eraan verbonden voordelen, met de nodige communicatie hierrond, alsook opleidingen en trainingen. Het OCMW van Gent en Digipolis willen hierbij een voortrekkersrol vervullen.
Andere fasen van de overheidsopdracht
Het is de bedoeling om ook andere fasen van de overheidsopdracht in de toekomst elektronisch te laten verlopen:
- E-awarding: het beoordelen en toewijzen
- E-auction: de veiling
- E-catalogue: de catalogus
- E-invoicing: het indienen van de factuur
- E-payment: de betaling