Voor een sterk lokaal bestuur

Schrijf u nu in met vroegboekkorting voor de Trefdag op 12 oktober

Kies hieronder uw thema

I-scan - Achtergrondinformatie

Historiek van de I-scan

De I-scan is enkele jaren geleden in Nederland ontwikkeld en werd daar al in meer dan 150 gemeenten uitgevoerd. Dankzij de financiële steun van de Vlaamse overheid konden we sinds het najaar van 2007 ook een dertigtal Vlaamse gemeenten en steden scannen. De resultaten en ervaringen hierover staan in het boek "E-government: nieuwe kans of nieuw probleem? Achter de schermen bij Vlaamse gemeenten" (Boudry, De Rynck, Janssens, &

Rotthier, 2009, Die Keure). In het najaar van 2009 testten we de I-scan uit in enkele centrumsteden.

Doelstelling

De I-scan is een instrument om de ontwikkeling van ICT in de organisatie in kaart te brengen. Met de I-scan houden we de organisatie een spiegel voor, waarbij we de medewerkers uitnodigen kritisch na te denken over hun interne werking en dienstverlening en over de manier waarop ICT dit ondersteunt of tegenwerkt. De I-scan geeft de gescande gemeenten en steden dus inzicht in hun ICT- en organisatieontwikkeling en in het belang van de afstemming tussen ICT en de organisatie.

De fundamenten van de I-scan

De kerngedachte van de I-scan is de koppeling tussen ICT en de organisatie. Drie vragen staan daarbij centraal:

 

 

 

Figuur 1 basisvragen I-scan 

Figuur 1: Basisvragen I-scan

Met de I–scan halen we ICT zeer bewust uit de technologische cocon. We bekijken ICT vooral vanuit een organisatorische invalshoek.

Twee scans: een organisatiescan en een ICT-scan

Om te bepalen welke ondersteuning ICT de gemeenten en steden kan bieden om zich verder te ontwikkelen tot een moderne organisatie, is er nood aan inzicht in de huidige stand van zaken in de ontwikkeling van de organisatie. Dit doen we door de verschillende aspecten van de organisatie in kaart te brengen: leiderschap, strategie & beleid, processen, medewerkers en middelen. Deze aandachtsgebieden zijn afkomstig uit en gesteund op het CAF-model (Common Assessment Framework, een zelfevaluatie-kwaliteitsmodel voor overheidsorganisaties)..

figuur 2 het CAF management model 

Figuur 2: Het CAF-management model (Arts, F. (red.) (2005). Handleiding EGEM QuickScan. Den Haag, Opmeer drukkerij, 40 p)

Om zicht te krijgen op de manier waarop ICT ingezet wordt in de organisatie, passen we de aandachtsgebieden uit het CAF-model toe op ICT. Het aandachtsgebied medewerkers is opgesplitst in de gewone medewerkers en de I-professionals. Onder I-professionals verstaan we medewerkers met ICT-gerelateerde opdrachten. Het aandachtsgebied ‘middelen’ splitsen we op in drie groepen: infrastructuur (hardware), toepassingen (software) en gegevens en informatie.

Figuur 3: Het CAF-management model toegepast op ICT-ontwikkeling  

Figuur 3: Het CAF-management model toegepast op ICT-ontwikkeling (Arts, F. (red.) (2005). Handleiding EGEM QuickScan. Den Haag, Opmeer drukkerij, 40 p)

 

Drie ontwikkelingsfasen

Het I-scan instrument gaat uit van verschillende fasen van ontwikkeling. De verschillende aandachtsgebieden op vlak van organisatie en ICT worden elk om beurt gepositioneerd over drie ontwikkelingsfasen. Figuur 3 geeft deze drie fasen visueel weer. Een cilinder staat voor een gemeentelijke dienst of afdeling. We overlopen de drie fasen met hun specifieke kenmerken zowel op het vlak van organisatie als ICT.

 

Iscan achtergrond figuur 3 - overzicht van de drie ontwikkelingsfasen

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Figuur 3: overzicht van de drie ontwikkelingsfasen

 

Fase 1: Diensten zijn eilandjes
Het voornaamste kenmerk van de eerste fase is dat de diensten eilandjes zijn binnen de organisatie. De aandacht gaat naar het zo goed mogelijk uitvoeren van de eigen taken binnen de dienst, maar niemand denkt verder dan de eigen dienst. Er is weinig tot geen samenwerking, diensten werken naast elkaar en wisselen weinig gegevens uit. Ook op het vlak van ICT zijn er zo goed als geen koppelingen tussen softwaretoepassingen. ICT is vooral gericht op het automatiseren van dienstgebonden taken. Waar vroeger bvb. diensten hun gegevens in kaartenbakken bij hielden, gebeurt dit nu in digitale bestanden per dienst. De ICT-dienst is voornamelijk een technische helpdesk. Beslissingen kaderen niet binnen een ruimere visie of strategie. Visie, missie en strategie zijn “ver-van-mijn-bed”-termen. Men hanteert eerder het principe “u vraagt, wij draaien” en reageert ad hoc op situaties en problemen.

Fase 2: diensten werken samen met het oog op betere dienstverlening
In fase 2 werken diensten al meer samen om hun dienstverlening op een efficiëntere manier te organiseren. Medewerkers denken vanuit processen: de afzonderlijke stappen, al dan niet dienstoverschrijdend, die nodig zijn om tot een bepaald eindresultaat te komen. Ze denken na over het verbeteren van die processen. Leidinggevenden sturen hun medewerkers sterker aan en stimuleren hen om mee te denken. Diensten wisselen onderling gegevens uit en toepassingen worden op elkaar afgestemd. Gemeenten in fase 2 hebben meer aandacht voor beleid en strategie en proberen hun middelen in functie daarvan in te zetten. De overgang van fase 1 naar fase 2 verloopt vaak moeizaam, omdat mensen moeten loskomen van het dienst- of afdelingsgebonden werken.

Fase 3: Organisatie werkt als samenhangend geheel

In de derde fase werkt de organisatie op alle niveaus aan de verbetering van de organisatiebrede werking en dienstverlening. De organisatie is een samenhangend geheel, een goed draaiende machine, waarbij alle radertjes in elkaar passen. Leidinggevenden staan meer op een afstand en zetten de krijtlijnen uit. Klantgerichtheid is zeer belangrijk. Softwaretoepassingen leiden tot managementinformatie waarmee de leiding haar organisatiebeleid (bij)stuurt. Middelen worden doordacht en planmatig ingezet. Gegevens worden doordacht beheerd, volgens het principe ‘eenmalig invoeren, meervoudig gebruiken’. ICT ondersteunt de integrale werking van de organisatie. In deze derde fase staat de gemeente ‘als organisatie’ centraal in de strategie.

…en wat daarna?

Fase 3 is niet het eindpunt voor de organisatie. Er zijn ideeën over hoe het er verder zou kunnen uitzien, maar over welke vorm dit precies moet aannemen is er nog onduidelijkheid. Er zijn ideeën die verder bouwen op fase 3, waarbij de organisatie als geïntegreerd geheel samenwerkt met externe partners. Of er zijn aanzetten die het dienstverleningsconcept omkeren en vertrekken vanuit de burger, waarbij de burger zelf zijn gegevens beheert en niet meer hoeft te weten welk overheidsniveau iets voor hem doet. De ervaring in de meer dan 30 Vlaamse steden en gemeenten leert ons echter dat het al een grote uitdaging is om te streven naar fase 3. De meeste gemeenten situeren zich voor de verschillende aandachtgebieden in fase 1 en 2, soms al een beetje in het begin van fase 3.


 

Profielschetsen

De positionering van de verschillende aandachtsgebieden op vlak van organisatie en ICT binnen de vijf ontwikkelingsfasen gebeurt door middel van vragenlijsten die medewerkers van de organisatie invullen. De stand van zaken van de organisatie- en ICT-ontwikkeling wordt visueel weergegeven aan de hand van twee profielschetsen.

Figuur 4: Voorbeeld van een organisatie-profielschets 

Figuur 5: Voorbeeld van een organisatie-profielschets

Figuur 5: Voorbeeld van een ICT-profielschets 

 

Figuur 6: Voorbeeld van een ICT-profielschets

Deze beelden zijn telkens vooral een opstap naar debat. Dat debat is de kracht van het I-scan-instrument. Vaak is het voor het eerst dat medewerkers van de gemeente/stad met elkaar over ICT praten.

Navigatie