Voor een sterk lokaal bestuur

Schrijf in voor de nieuwsbrief

Kies hieronder uw thema

archiefbeleid

Decreet bestuurlijk-administratieve archiefwerking 

Sinds de zomer van 2010 heeft Vlaanderen een eigen archiefdecreet. Uitgangspunt is dat overheden, dus ook gemeenten en gemeentelijke instellingen, districten, OCMW’s en OCMW-verenigingen, intergemeentelijke samenwerkingsverbanden of kerkfabrieken (de zorgdragers), verantwoordelijk zijn voor het beheer van de eigen archieven.

Documenten van deze zorgdragers zijn onvervreemdbaar en onverjaarbaar. Dit wil zeggen dat overheden ze niet mogen verkopen of onwettig mogen vernietigen. Ze moeten er dus levenslang zorg voor dragen. Dat betekent natuurlijk niet dat u nu alle documenten voor altijd moet bewaren. Op basis van selectielijsten gaat u na welke documenten u voor altijd of tijdelijk moet bijhouden. De bestaande selectielijsten uit de archiefwet van 1955 blijven gehandhaafd tot ze vervangen zijn door op het archiefdecreet gebaseerde selectielijsten.

Volgens het archiefdecreet moet goed archiefbeheer aan een resem criteria voldoen. Er moeten procedures bestaan om archiefdocumenten in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen voor de hele levensloop van een document, dus vanaf de creatie of de ontvangst. Archiefdocumenten moeten ontsloten kunnen worden via openbare overzichtslijsten, ook voor de niet-raadpleegbare documenten (privéarchieven die de gemeente ontving). De archieven worden beheerd door deskundige archivarissen die onderworpen zijn aan een deontologische code.

Openbaarheid

 Archiefdocumenten vallen onder het toepassingsgebied van het decreet betreffende de openbaarheid van bestuur. Dat geldt dus ook voor documenten die afkomstig zijn van andere instanties dan de bestuursinstanties zoals gedefinieerd in het decreet openbaarheid van bestuur. In principe zijn documenten openbaar tenzij er uitzonderingsgronden zijn. Na dertig jaar zijn archiefdocumenten automatisch openbaar behalve als de openbaarmaking afbreuk zou doen aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, aan het vertrouwelijk karakter van internationale betrekkingen, wanneer het document afkomstig is van een derde en die persoon het uitdrukkelijk als vertrouwelijk heeft bestempeld en niet met openbaarmaking instemt en als de openbaarmaking afbreuk zou doen aan de bescherming van een gelegitimeerd economisch belang tenzij er instemming met de openbaarmaking is. Het is mogelijk dat archiefdocumenten toch openbaar worden gemaakt voor wetenschappelijke doeleinden. Het archiefdecreet bevat hiervoor een uitgewerkte procedure.

Om de actieve openbaarheid van documenten te stimuleren richt de Vlaamse regering een centraal ontsluitingssysteem op voor de documenten die permanent worden bewaard. Hierdoor weten burgers welke documenten waar te vinden zijn en hoe ze die kunnen raadplegen.

Het decreet op de bestuurlijk-administratieve archiefwerking  van 9 juli 2010 trad in werking op 5 augustus 2010 (met uitzondering van art. 9), datum van publicatie in het Belgisch Staatsblad, Inforumnummer 248187.

 

Navigatie