DEZE STUDIEDAG IS VOLZET
Elk bestuur en elke organisatie krijgt elke dag een veelvoud aan documenten te verwerken, zowel op papier als digitaal. Het is een hele opgave om deze documentenstroom in goede banen te leiden. Hoe organiseer je op een efficiënte manier de postverdeling, en in het bijzonder het e-mailverkeer? Hoe ga je tewerk om al deze documenten te ordenen? Wat moet er zeker bijgehouden worden, en hoe lang? En wat kan je eventueel nog meer doen? Hoe voer je alles weer af? Hoe zit het met de digitale archivering? Hoe kan je volledig digitaal werken? Op deze en andere vragen wordt ingegaan op de studiedag ‘Hedendaags document- en archiefbeheer in besturen en organisaties’, die op 9 december 2008 georganiseerd wordt in het Felixarchief in Antwerpen.
De studiedag is tevens het startschot voor het gelijknamige handboek, dat inbegrepen is in de deelnameprijs.
Voor wie?
Deze studiedag richt zich tot gemeente- en OCMW-secretarissen, schepenen verantwoordelijk voor archief, bestuurlijke organisatie en ICT, documentbeheerders, archivarissen en archiefverantwoordelijken, ICT-verantwoordelijken.
Programma
9.00 uur Onthaal
9.30 uur Verwelkoming door Mark Suykens, directeur VVSG
9.45 uur Document- en archiefbeheer: niet louter een kwestie van archivaris en secretaris.
Roel Verhaert, stadssecretaris van Antwerpen, licht toe waarom een degelijk documentmanagement belangrijk is voor iedereen binnen een bestuur of organisatie. Hij illustreert zijn uiteenzet¬ting met voorbeelden uit de Antwerpse praktijk.
10.30 uur Wie klasseert, die vindt: een verfrissende kijk op hedendaags document- en archiefbeheer.
Inge Schoups, stadsarchivaris van Antwerpen, stelt samen met enkele auteurs het losbladige handboek voor. Het uitgangspunt van de auteurs is de werking op en de organisatie van de werkvloer. Daarbij wordt zowel aandacht besteed aan grote als kleinere besturen en organisaties. Het handboek wil in het bijzonder een gids zijn voor wie niet over een eigen archiefdienst beschikt.
12.00 uur Lunch
13.00 uur Eerste reeks van workshops
14.20 uur Wissel van workshops
14.40 uur Tweede reeks van workshops
16.00 uur Afsluiting en receptie
In de namiddag kan elke deelnemer twee workshops kiezen uit de onderstaande drie:
• Workshop 1: Wat bewaren en wat niet? Instrumenten en procedures
Het is praktisch niet haalbaar en ook niet wenselijk om alle informatie te bewaren. Deze workshop reikt een aantal instrumenten en procedures aan voor de selectie die je moet maken.
• Workshop 2: Klasseren met je Office-pakket
Om digitaal te klasseren heb je niet per se dure softwarepakketten nodig, de standaardtoepassingen van je computer kunnen je al een heel eind op weg helpen. Deze workshop presenteert daarvoor een aantal methodieken.
• Workshop 3: Rondleiding in het Felixarchief
Sedert november 2006 zijn de nieuwe leeszalen en archiefbewaarplaatsen van het Antwerpse stadsarchief in gebruik. Tijdens de rondleiding gaat er aandacht naar de praktische organisatie van een bewaarplaats maar kan je eveneens kennismaken met een merkwaardig gebouw.
Waar & wanneer?
Dinsdag 9 december 2008
van 9.30 uur tot 16.00 uur
FelixArchief
Oudeleeuwenrui 29
2000 Antwerpen
Deelnameprijs
De deelnameprijs bedraagt voor VVSG-leden 120 euro per persoon en voor niet-leden 150 euro per persoon. In deze prijs zijn inbegrepen de deelname aan de studiedag, de drankjes, de maaltijd, de documentatiemap evenals de losbladige publicatie ‘Wie klasseert, die vindt. Hedendaags document- en archiefbeheer in besturen en organisaties’ ter waarde van 49 euro.
Inschrijven
Deze studiedag is volzet. Inschrijven is niet meer mogelijk.
Kosteloos annuleren is mogelijk tot en met dinsdag 25 november 2008.
|